煙草在線據(jù)《東方煙草報(bào)》報(bào)道　　煙草工業(yè)企業(yè)的設(shè)備一般包括煙機(jī)設(shè)備、通用設(shè)備、特種設(shè)備。設(shè)備資料是企業(yè)進(jìn)行設(shè)備購(gòu)置、技改、大修過(guò)程中產(chǎn)生的重要資料，真實(shí)地記載了每臺(tái)設(shè)備的身份信息。完善的檔案資料既有利于設(shè)備日常操作、維護(hù)和保養(yǎng)，又能夠?yàn)榇笮蕖⒓几摹①?gòu)置新設(shè)備提供重要的參考和依據(jù)。

　　近年來(lái)，隨著煙草行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，設(shè)備更新?lián)Q代的速度也有了很大提高，大型、高端、精密設(shè)備得到了較為廣泛的應(yīng)用。然而，在實(shí)際工作中，我們往往對(duì)設(shè)備使用、維護(hù)保養(yǎng)管得嚴(yán)、看得重，而對(duì)設(shè)備檔案資料管得松、看得輕。比如，認(rèn)為設(shè)備檔案可有可無(wú)，管理機(jī)構(gòu)不健全，人員配置不到位；管理人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，不清楚該怎樣進(jìn)行設(shè)備檔案管理，等等。

　　作為設(shè)備管理的重要組成部分，設(shè)備檔案管理工作如何進(jìn)一步規(guī)范，是目前值得思考和亟待解決的一個(gè)重要問(wèn)題。

　　設(shè)備檔案的主要內(nèi)容

　　設(shè)備檔案是指設(shè)備調(diào)研、訂購(gòu)、安裝調(diào)試、使用、維修、改造、更新、報(bào)廢各階段經(jīng)濟(jì)、技術(shù)狀況的全面記載。按照設(shè)備管理工作流程，設(shè)備從調(diào)研選購(gòu)到報(bào)廢可分為四個(gè)階段：設(shè)備的規(guī)劃調(diào)研選購(gòu)及安裝調(diào)試階段、設(shè)備的使用階段、設(shè)備的檢修與改造階段、設(shè)備的報(bào)廢與更新階段。

　　設(shè)備調(diào)研選購(gòu)的檔案資料，包括設(shè)備出廠合格證、檢驗(yàn)單、安裝說(shuō)明書(shū)、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)、備品配件清單、設(shè)備出廠商及保修商聯(lián)系方式、設(shè)備安裝施工圖紙、設(shè)備安裝質(zhì)量檢驗(yàn)單及試車記錄等。

　　設(shè)備日常使用、維護(hù)保養(yǎng)的檔案資料，包括設(shè)備使用操作規(guī)程、設(shè)備特殊零件加工圖、設(shè)備的檢修保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢查記錄、設(shè)備監(jiān)察部門(mén)年檢記錄等。

　　設(shè)備技改的資料，包括技改項(xiàng)目施工方案、施工記錄、竣工文字資料、圖紙、驗(yàn)收記錄等。

　　設(shè)備報(bào)廢與更新資料，包括設(shè)備報(bào)廢說(shuō)明、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單、設(shè)備報(bào)廢審批單、設(shè)備的事故報(bào)告及事故維修記錄、設(shè)備的大修記錄、大修總結(jié)等。

　　規(guī)范設(shè)備檔案管理的方法

　　（一）配備專業(yè)管理人員，建立健全管理制度。

　　培養(yǎng)配備專業(yè)的管理人員。規(guī)范設(shè)備檔案管理，配備專業(yè)的人員是前提。有人認(rèn)為，設(shè)備檔案管理人員不需要培訓(xùn)，收集一下資料是誰(shuí)都能做的事。其實(shí)不然。設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任心、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，又要有扎實(shí)的檔案管理方法和基本技能。因此，做好設(shè)備檔案管理，必須首先配備專業(yè)的管理人員，同時(shí)，做好檔案管理人員培養(yǎng)，不斷幫助其提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　建立健全管理制度。企業(yè)設(shè)備檔案資料的形成過(guò)程較為復(fù)雜，貫穿于整個(gè)設(shè)備的生命過(guò)程。如果不及時(shí)收集整理，一些材料就會(huì)散失。要保證企業(yè)設(shè)備檔案資料的收集和管理到位，就必須建立健全相關(guān)管理制度，使設(shè)備檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

　　（二）做好設(shè)備檔案資料的搜集整理工作

　　檔案管理部門(mén)對(duì)檔案的收集要做到事前介入。購(gòu)置設(shè)備一般經(jīng)過(guò)制訂購(gòu)置計(jì)劃、調(diào)研選購(gòu)、安裝調(diào)試等過(guò)程。這個(gè)過(guò)程形成的文件材料包括設(shè)備訂購(gòu)文件、報(bào)批文件、招投標(biāo)文件、設(shè)備調(diào)研報(bào)告、合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備出廠隨機(jī)文件、合格證明書(shū)、圖紙、說(shuō)明書(shū)、保修單、裝箱單、設(shè)備圖紙、開(kāi)箱記錄等。為確保文件材料齊全、完整，設(shè)備管理部門(mén)要嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，設(shè)備開(kāi)箱后，隨機(jī)資料也要及時(shí)收集。

　　設(shè)備的使用階段與檢修改造階段要做好檔案的補(bǔ)充完善工作。設(shè)備檔案管理是一個(gè)不斷變化、完善、充實(shí)的過(guò)程。從設(shè)備使用到設(shè)備報(bào)廢，設(shè)備檔案始終處在一種不確定狀態(tài)中。這就要求設(shè)備管理人員及檔案管理人員了解和掌握設(shè)備變化的全過(guò)程，及時(shí)做好設(shè)備檔案的補(bǔ)充、完善工作。

　　設(shè)備使用階段需不斷補(bǔ)充完善的資料包括設(shè)備故障分析報(bào)告、設(shè)備事故報(bào)告、定期維護(hù)及檢修記錄、大修記錄及竣工驗(yàn)收記錄、設(shè)備報(bào)廢記錄等。隨著設(shè)備的使用，設(shè)備內(nèi)部零部件精度發(fā)生變化，為保障設(shè)備的正常運(yùn)行，必須對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)、定期檢修，有時(shí)還要對(duì)設(shè)備進(jìn)行改造，因此及時(shí)補(bǔ)充和完善資料是非常有必要的。

　　（三）規(guī)范設(shè)備檔案管理的具體方法

　　設(shè)備管理部門(mén)和使用部門(mén)可依據(jù)自身不同職責(zé)，對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行主次管理。

　　1.設(shè)備管理部門(mén)檔案管理要求

　　主機(jī)設(shè)備檔案資料的管理。煙草工業(yè)設(shè)備一般分為主機(jī)設(shè)備和輔聯(lián)設(shè)備。主機(jī)設(shè)備主要包括制絲設(shè)備中的切絲（梗）機(jī)、烘絲（梗）機(jī)、加料機(jī)、加香機(jī)，卷包設(shè)備中的卷接、包裝機(jī)，以及動(dòng)力設(shè)備中的鍋爐、空壓機(jī)、空調(diào)等。對(duì)于這些大型的主機(jī)設(shè)備，我們可建立“一機(jī)一檔”，即一種主機(jī)設(shè)備建立一個(gè)檔案。檔案內(nèi)容主要包括產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料等。對(duì)于多臺(tái)完全相同的主機(jī)設(shè)備，如果是一次添置的，在建立設(shè)備檔案時(shí)，只歸檔一套即可，不過(guò)每臺(tái)設(shè)備的合格證等都必須歸入該卷檔案之中，并在備注表中注明相關(guān)情況。

　　輔聯(lián)設(shè)備檔案資料的管理。各種振槽、皮帶稱、煙葉（絲）柜、水泵、各種檢測(cè)儀器儀表等都屬于輔聯(lián)設(shè)備。對(duì)于這些設(shè)備，我們可以進(jìn)行分類歸檔管理，如按車間、部門(mén)進(jìn)行歸類管理，可建立制絲車間振槽、皮帶稱檔案，動(dòng)力車間水泵、空調(diào)等檔案，品質(zhì)管理部門(mén)檢測(cè)儀器儀表檔案等，這些檔案主要包括說(shuō)明書(shū)、合格證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、生產(chǎn)廠家的聯(lián)系方式等。

　　我們?cè)趯?duì)以上資料進(jìn)行分類歸檔后，就可以進(jìn)行歸檔資料目錄編寫(xiě)，給盒內(nèi)資料編號(hào)，便于資料的查閱、補(bǔ)充、完善。

　　2.使用部門(mén)的檔案管理要求

　　使用部門(mén)檔案主要是設(shè)備在日常的使用、維護(hù)保養(yǎng)、大修中產(chǎn)生的各種技術(shù)記錄，如定期維護(hù)及檢修記錄、配件更換記錄、大修及竣工驗(yàn)收記錄。對(duì)于主機(jī)設(shè)備使用部門(mén)也可按“一機(jī)一袋”進(jìn)行歸檔管理，輔聯(lián)設(shè)備按類別進(jìn)行歸檔管理，使用部門(mén)在管理設(shè)備檔案時(shí)一定要更細(xì)致、更及時(shí)。

　　3.日常檔案的管理要求

　　設(shè)備管理部門(mén)和使用部門(mén)在日常設(shè)備檔案管理中的重點(diǎn)工作不一樣，設(shè)備管理部門(mén)主要是對(duì)設(shè)備使用部門(mén)的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)與檢查，對(duì)新購(gòu)設(shè)備檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，對(duì)原有設(shè)備檔案資料進(jìn)行保存管理、借閱管理等，而設(shè)備使用部門(mén)側(cè)重設(shè)備日常使用、維護(hù)、保養(yǎng)、修理等過(guò)程中技術(shù)資料的收集與保管。

　　4.檔案管理工作的考核

　　考核是加強(qiáng)設(shè)備檔案管理工作的有效手段。設(shè)備檔案管理作為設(shè)備管理的重要組成部分，必須納入設(shè)備管理考核的范圍，只有獎(jiǎng)懲分明，設(shè)備檔案工作才會(huì)被重視，才會(huì)更規(guī)范。

　　創(chuàng)新設(shè)備檔案管理方法

　　在日常設(shè)備檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)設(shè)備檔案管理起來(lái)比較麻煩，重復(fù)工作多，信息又不能共享。所以，創(chuàng)新設(shè)備檔案管理，建立電子檔案是一個(gè)重要方向。電子檔案的建立健全必須以信息化建設(shè)為依托。信息化建設(shè)是煙草行業(yè)“十二五”規(guī)劃的重要內(nèi)容之一，是支撐“卷煙上水平”戰(zhàn)略任務(wù)和基本方針的內(nèi)在動(dòng)力，行業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入了全面提升階段。建立健全企業(yè)設(shè)備電子檔案，筆者認(rèn)為可從以下幾個(gè)方面入手。

　　其一，搭建統(tǒng)一的設(shè)備檔案管理信息化平臺(tái)，對(duì)下屬單位設(shè)備檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，如暫不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃管理，各生產(chǎn)單位可建立本單位的設(shè)備檔案信息化平臺(tái)，尤其是正在技改或即將技改的單位，設(shè)備檔案信息化平臺(tái)的建立尤為必要。

　　其二，統(tǒng)一建立或各單位自行建立健全電子設(shè)備檔案的管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。

　　其三，制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性與完整性。