煙草在線專稿　　引：提及辦公室的工作，繁雜、瑣碎是最多的定義，然而，辦公室卻在整個企業中有著舉足輕重的地位，辦公室是一個綜合管理部門，是溝通上下、協調左右、聯結內外，保證各項管理工作正常運轉的樞紐。辦公室的管理是否科學以及科學化程度如何，直接關系到企業的形象和管理效能的高低。

　　下面，筆者就辦公室管理科學化的問題進行探討。

　　一、辦公室科學管理的重要性。

　　（一）辦公室管理的科學化，關系到領導的決策水平。

　　決策是上層領導的主要職責，決策的正確與否直接關系到管理的成敗。而正確的決策離不開對機關各方面情況的調查研究和對調查資料的正確判斷，離不開獲取和掌握大量的準確的信息。在這方面，辦公室作為輔助領導決策的主要部門，承擔著為領導收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務。其本身管理的科學化，將有助于更好地發揮為領導決策服務的參謀咨詢作用和耳目作用，為領導提供全面、及時、準確的信息，從而促進和提高領導的決策水平。　

　　（二）辦公室管理的科學化，關系到企業的協調運轉。　

　　任何企業都是一個復雜的聯系網絡。在這個網絡中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領導的綜合辦事機構、信息參謀部門，而且是溝通、聯系和協調領導與部門之間、部門與部門之間、機關與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發揮程度。因此，辦公室管理的科學化，將會更好地發揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關系，溝通領導與部門之間、部門與部門之間的聯系，促進整個管理系統的協調運轉。　

　　（三）辦公室管理的科學化，關系著機關的辦事效率和服務質量　。

　　辦公室工作林林總總，繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務質量差。而實行科學化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務，較好地消除馬拉松會議、文牘主義等弊端；能夠協助領導者迅速找出行政執行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現象的發生，從而大大提高辦事效率和服務質量。

　　二、目前辦公室管理過程中存在的問題

　　（一）辦公室內部工作：分工不明確、流程不規范，員工工作積極性不高。

　　辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。目前，辦公室員工分工不明確、領導逮誰叫誰的工作現狀普遍存在，工作安排十分隨意。同時，因工作強度大，很多制度出現滯后性現象，內容囊括不全、制度流程缺失，導致很多工作無章可循，員工工作積極性不高。

　　（二）辦公室協調工作：各部門溝通不順暢，辦公室樞紐、管理作用不大。

　　企業內部普遍存在部門之間相互推諉工作的現象，辦公室作為企業的樞紐部門與第一管理部門，未能很好的協調各部門工作，沒有出臺部門之間溝通協調機制或者是相應的痕跡化記錄；未能很好履行管理職責，出現僅僅為了完善手續而被動簽字的現象，缺少主動管理、嚴格管理的意識，導致全局工作不順暢。

　　（三）辦公室參政工作：調研質量不高，參政議政能力偏低。

　　辦公室員工綜合素質不高，未能從繁雜的工作中脫離出來，調研時間不足、調研方向不明、大局觀念淡薄、調研精品意識偏低，沒有真真深入基層一線，沒有真正找到問題的癥結，沒有精確提煉適合企業發展政策的能力。

　　三、提高辦公室管理科學性的若干建議

　　（一）對辦公室工作進行有效計劃

　　辦公管理不當，沒有計劃的人經常被日常的文書工作搞得暈頭轉向。如果努力使辦公室有一個良好的秩序，就要建立起一套切實可行的制度并堅持下去。辦公室工作中的通病就是事必躬親。適當的委派，把某項任務還同完成任務的權力交給別人，讓別人和你一起為實現某一目標而共同努力，既可以節省時間，又可以使下屬得到充分得鍛煉。作為管理人員，一定要讓別人來分擔你的工作。想成為一個有效的時間管理者，就一定精通委派的藝術。　

　　（二）改善辦公室時間運籌方法　

　　辦公室工作人員常常會遇到這樣的矛盾問題：工作多、時間少。如何用盡可能少的時間辦盡可能多的事呢？具體方法是對遇到的事情提出三個問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪費時間，沒有效果。如果有些事不能，也不會有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并？把能夠合并起來的事盡理合并起來辦。三是能不能代替它？用費時少的辦法代替費時多的辦法而同樣能達到目的，自然是最佳方案了。　

　　（三）辦公室工作量化管理　

　　辦公室工作的量化管理需應用定性與定量相結合的原理和方法。衡量腦力勞動和體力勞動勞動兩者的比重，定性、定量相結合的分析方法可以避免　“人浮于事”、浪費時間的現象。定性，就是對人與事的特性進行鑒別和確定。定性分析帶有較強的主觀性。定量是通過一種數字符號顯示人的功能特性或人的效率特性。同時，辦公室工作量化管理也需進行測量與評定工作效率。對于辦公室工作時間及業績和貢獻的都需要全面確定行為價值。再其次，就是掌握好動靜結合的原則。具體可通過制定工作標準，制訂工作定額的要求，辦公室工作分類。　

　　（四）權責相稱適當授權　

　　辦公室要想管理好，就非適當的授權不可，至少給予足夠的權力，使工作完成，得以讓骨干工作人員發揮主動性，并保證工作能夠正常的進行。授權就是把工作委托給勝任工作職責的那些人。必須授予足夠的權力才能保證工作的完成，工作要出成果就必須互相了解。從上到下，權責關系必須清楚，這樣才能貫徹全部職能，有交進行管理，盡可能減少任務的重復和交錯現象。

　　（五）有效的辦公室人際溝通　

　　溝通是一種高度個人的、感情的過程。辦公室的溝通不單單在于上級管理者與下屬的溝通，還在于辦公室與其他企業部門、其他企業之間的溝通。這就需要在溝通中明確溝通地位，選擇合適的溝通方式，更要關心接受信息者的情感反應、態度和感覺，并根據接受者反映及時作出溝通改進。

　　四、江西上饒煙草辦公室改革方向

　　上饒市局辦公室應繼續重視辦公室自身建設工作，瞄準“三大課題”，正視工作中存在的不足，優化相關工作，查不足、快改進，努力發揮好辦公室的參謀作用、協調作用、組織作用、樞紐作用、管理作用。

　　一是提升調研工作質量。調研文章也一直是上饒市局亟待提高的工作之一。將著力提高調研能力，提升調研水平，加大調研文章考核力度，充分利用領導班子掛點聯系制度，拓寬調研廣度與深度。認真選擇調研課題，確保課題的選定兼顧行業特點，突出工作重點及難點；做好調查研究，實地考察調研，做到思維發散，確定調研目的與內容；制定調研文章大綱，保證文章的邏輯性；多方查找資料，確保調研文章的深度。

　　二是完善督辦通報工作。提高公文處理通報頻率，由每季度通報改為每周通報，加快公文處理速度，促使公文處理責任人養成按時按質辦理公文的習慣。完善工作聯系制度，將聯系工作的辦理情況納入績效考核，更改工作聯系表單，增加分管領導意見流程，提高工作聯系制度的合理性，確保工作及時高效地落實到位。

　　三是進一步梳理辦公室工作。形成政務、事務分開，由分管辦公室副主任直接負責，辦公室主任總負責的工作格局。明細工作流程與工作職責，責任到人，嚴格績效考核制度。進一步理順工作流程，加大對市委市政府及省市局政策關注力度，提高政治敏銳度，逐步參與全市系統制度政策的出謀劃策，充分發揮辦公室參謀作用。

　　四是做好隊伍建設。進一步強化崗位意識，明確分工，定崗定人，責任到人，固化“月計劃、周安排”工作管理模式，切實做好績效考核工作；積極參加各種學習培訓，著力提高寫作、服務、采購等業務技能；大力提倡團隊精神，講團結、講協作，互相配合，形成工作合力；進一步強化組織紀律，率先遵守機關各項規章制度。