煙草在線專稿　　引：提及辦公室的工作，繁雜、瑣碎是最多的定義，然而，辦公室卻在整個企業(yè)中有著舉足輕重的地位，辦公室是一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項管理工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室的管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到企業(yè)的形象和管理效能的高低。

　　下面，筆者就辦公室管理科學(xué)化的問題進(jìn)行探討。

　　一、辦公室科學(xué)管理的重要性。

　　（一）辦公室管理的科學(xué)化，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。

　　決策是上層領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而正確的決策離不開對機關(guān)各方面情況的調(diào)查研究和對調(diào)查資料的正確判斷，離不開獲取和掌握大量的準(zhǔn)確的信息。在這方面，辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)。其本身管理的科學(xué)化，將有助于更好地發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參謀咨詢作用和耳目作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息，從而促進(jìn)和提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。　

　　（二）辦公室管理的科學(xué)化，關(guān)系到企業(yè)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。　

　　任何企業(yè)都是一個復(fù)雜的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)。在這個網(wǎng)絡(luò)中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機構(gòu)、信息參謀部門，而且是溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進(jìn)行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學(xué)化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。　

　　（三）辦公室管理的科學(xué)化，關(guān)系著機關(guān)的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量　。

　　辦公室工作林林總總，繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導(dǎo)致效率低下、服務(wù)質(zhì)量差。而實行科學(xué)化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，較好地消除馬拉松會議、文牘主義等弊端；能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

　　二、目前辦公室管理過程中存在的問題

　　（一）辦公室內(nèi)部工作：分工不明確、流程不規(guī)范，員工工作積極性不高。

　　辦公室承擔(dān)著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作等大量的日常性工作。目前，辦公室員工分工不明確、領(lǐng)導(dǎo)逮誰叫誰的工作現(xiàn)狀普遍存在，工作安排十分隨意。同時，因工作強度大，很多制度出現(xiàn)滯后性現(xiàn)象，內(nèi)容囊括不全、制度流程缺失，導(dǎo)致很多工作無章可循，員工工作積極性不高。

　　（二）辦公室協(xié)調(diào)工作：各部門溝通不順暢，辦公室樞紐、管理作用不大。

　　企業(yè)內(nèi)部普遍存在部門之間相互推諉工作的現(xiàn)象，辦公室作為企業(yè)的樞紐部門與第一管理部門，未能很好的協(xié)調(diào)各部門工作，沒有出臺部門之間溝通協(xié)調(diào)機制或者是相應(yīng)的痕跡化記錄；未能很好履行管理職責(zé)，出現(xiàn)僅僅為了完善手續(xù)而被動簽字的現(xiàn)象，缺少主動管理、嚴(yán)格管理的意識，導(dǎo)致全局工作不順暢。

　　（三）辦公室參政工作：調(diào)研質(zhì)量不高，參政議政能力偏低。

　　辦公室員工綜合素質(zhì)不高，未能從繁雜的工作中脫離出來，調(diào)研時間不足、調(diào)研方向不明、大局觀念淡薄、調(diào)研精品意識偏低，沒有真真深入基層一線，沒有真正找到問題的癥結(jié)，沒有精確提煉適合企業(yè)發(fā)展政策的能力。

　　三、提高辦公室管理科學(xué)性的若干建議

　　（一）對辦公室工作進(jìn)行有效計劃

　　辦公管理不當(dāng)，沒有計劃的人經(jīng)常被日常的文書工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向。如果努力使辦公室有一個良好的秩序，就要建立起一套切實可行的制度并堅持下去。辦公室工作中的通病就是事必躬親。適當(dāng)?shù)奈?#xff0c;把某項任務(wù)還同完成任務(wù)的權(quán)力交給別人，讓別人和你一起為實現(xiàn)某一目標(biāo)而共同努力，既可以節(jié)省時間，又可以使下屬得到充分得鍛煉。作為管理人員，一定要讓別人來分擔(dān)你的工作。想成為一個有效的時間管理者，就一定精通委派的藝術(shù)。　

　　（二）改善辦公室時間運籌方法　

　　辦公室工作人員常常會遇到這樣的矛盾問題：工作多、時間少。如何用盡可能少的時間辦盡可能多的事呢？具體方法是對遇到的事情提出三個問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪費時間，沒有效果。如果有些事不能，也不會有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并？把能夠合并起來的事盡理合并起來辦。三是能不能代替它？用費時少的辦法代替費時多的辦法而同樣能達(dá)到目的，自然是最佳方案了。　

　　（三）辦公室工作量化管理　

　　辦公室工作的量化管理需應(yīng)用定性與定量相結(jié)合的原理和方法。衡量腦力勞動和體力勞動勞動兩者的比重，定性、定量相結(jié)合的分析方法可以避免　“人浮于事”、浪費時間的現(xiàn)象。定性，就是對人與事的特性進(jìn)行鑒別和確定。定性分析帶有較強的主觀性。定量是通過一種數(shù)字符號顯示人的功能特性或人的效率特性。同時，辦公室工作量化管理也需進(jìn)行測量與評定工作效率。對于辦公室工作時間及業(yè)績和貢獻(xiàn)的都需要全面確定行為價值。再其次，就是掌握好動靜結(jié)合的原則。具體可通過制定工作標(biāo)準(zhǔn)，制訂工作定額的要求，辦公室工作分類。　

　　（四）權(quán)責(zé)相稱適當(dāng)授權(quán)　

　　辦公室要想管理好，就非適當(dāng)?shù)氖跈?quán)不可，至少給予足夠的權(quán)力，使工作完成，得以讓骨干工作人員發(fā)揮主動性，并保證工作能夠正常的進(jìn)行。授權(quán)就是把工作委托給勝任工作職責(zé)的那些人。必須授予足夠的權(quán)力才能保證工作的完成，工作要出成果就必須互相了解。從上到下，權(quán)責(zé)關(guān)系必須清楚，這樣才能貫徹全部職能，有交進(jìn)行管理，盡可能減少任務(wù)的重復(fù)和交錯現(xiàn)象。

　　（五）有效的辦公室人際溝通　

　　溝通是一種高度個人的、感情的過程。辦公室的溝通不單單在于上級管理者與下屬的溝通，還在于辦公室與其他企業(yè)部門、其他企業(yè)之間的溝通。這就需要在溝通中明確溝通地位，選擇合適的溝通方式，更要關(guān)心接受信息者的情感反應(yīng)、態(tài)度和感覺，并根據(jù)接受者反映及時作出溝通改進(jìn)。

　　四、江西上饒煙草辦公室改革方向

　　上饒市局辦公室應(yīng)繼續(xù)重視辦公室自身建設(shè)工作，瞄準(zhǔn)“三大課題”，正視工作中存在的不足，優(yōu)化相關(guān)工作，查不足、快改進(jìn)，努力發(fā)揮好辦公室的參謀作用、協(xié)調(diào)作用、組織作用、樞紐作用、管理作用。

　　一是提升調(diào)研工作質(zhì)量。調(diào)研文章也一直是上饒市局亟待提高的工作之一。將著力提高調(diào)研能力，提升調(diào)研水平，加大調(diào)研文章考核力度，充分利用領(lǐng)導(dǎo)班子掛點聯(lián)系制度，拓寬調(diào)研廣度與深度。認(rèn)真選擇調(diào)研課題，確保課題的選定兼顧行業(yè)特點，突出工作重點及難點；做好調(diào)查研究，實地考察調(diào)研，做到思維發(fā)散，確定調(diào)研目的與內(nèi)容；制定調(diào)研文章大綱，保證文章的邏輯性；多方查找資料，確保調(diào)研文章的深度。

　　二是完善督辦通報工作。提高公文處理通報頻率，由每季度通報改為每周通報，加快公文處理速度，促使公文處理責(zé)任人養(yǎng)成按時按質(zhì)辦理公文的習(xí)慣。完善工作聯(lián)系制度，將聯(lián)系工作的辦理情況納入績效考核，更改工作聯(lián)系表單，增加分管領(lǐng)導(dǎo)意見流程，提高工作聯(lián)系制度的合理性，確保工作及時高效地落實到位。

　　三是進(jìn)一步梳理辦公室工作。形成政務(wù)、事務(wù)分開，由分管辦公室副主任直接負(fù)責(zé)，辦公室主任總負(fù)責(zé)的工作格局。明細(xì)工作流程與工作職責(zé)，責(zé)任到人，嚴(yán)格績效考核制度。進(jìn)一步理順工作流程，加大對市委市政府及省市局政策關(guān)注力度，提高政治敏銳度，逐步參與全市系統(tǒng)制度政策的出謀劃策，充分發(fā)揮辦公室參謀作用。

　　四是做好隊伍建設(shè)。進(jìn)一步強化崗位意識，明確分工，定崗定人，責(zé)任到人，固化“月計劃、周安排”工作管理模式，切實做好績效考核工作；積極參加各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，著力提高寫作、服務(wù)、采購等業(yè)務(wù)技能；大力提倡團(tuán)隊精神，講團(tuán)結(jié)、講協(xié)作，互相配合，形成工作合力；進(jìn)一步強化組織紀(jì)律，率先遵守機關(guān)各項規(guī)章制度。