煙草在線專稿　　辦公室是整個企業的“樞紐”和“窗口”，它在企業內部發揮著承上啟下、顧左聯右的作用。辦公室工作質量如何，直接影響和體現著企業的運轉效率和工作水平。隨著復烤企業改革的不斷深入，如何提升辦公室管理，促進復烤企業適應改革發展需要，使辦公室工作更好地體現時代性、把握規律性、富于創造性，不斷適應新形勢發展，要成為每位辦公室人員思考的關鍵。本文主要結合云南省保山復烤廠實際，從抓住加強自身建設，突出服務、創新兩種意識，把握溝通、會議組織、策劃三個環節，提高四種能力等方面進行闡述，以期達到拋磚引玉的目的。

　　1.背景

　　云南復烤企業的重組整合是國家局、省局推動煙葉資源配置方式改革的一項重要內容，是進一步深化改革、轉變發展方式、推動復烤企業跨越式發展的戰略舉措。保山復烤廠有幸加入復烤集團，正式成為復烤大家庭中的一員。按照“六統一”的要求，原保山復烤廠綜合管理部更改為辦公室，同時取消黨群部，人員及工作全部劃歸辦公室。改制后，辦公室成為兼有行政、黨務、工會、團委、宣傳、車輛后勤、人事文秘、基建維修等多項職能的部門，工作內容繁雜，涉及方面廣泛。在業務范圍擴大，工作量大幅度增加的情況下，人員卻大大減少，呈現一人多崗，一專多能特點。面對這些變化，要緊緊圍繞公司加快發展戰略、低成本戰略和科技創新戰略來開展辦公室工作，為領導服務、為企業服務、為基層服務；堅持服務高質量、運轉高效率、工作高水平，發揮好辦公室參謀助手作用、監督檢查作用、綜合協調作用，切實為打造“國內一流，國際先進”的打葉復烤企業作出應有的貢獻。

　　2.存在的問題及不足

　　2.2.1工作效率不高

　　辦公室承擔著對企業領導層決議的傳達職能，它從屬于企業領導層之下，長期以來，很多辦公室人員誤認為自己的職責就是領導吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困難就解決什么困難，有事情做就做，沒有事情做就等，由于這種相對懈怠的工作態度，導致了辦公室工作缺少主動性、計劃性以及適當的超前性，使辦公室的工作永遠處于被動，總是受制于突發狀況，總讓問題帶著走，長此以往，使辦公室工作人員精神長期處于疲憊狀態，造成工作效率減弱。

　　2.2.2學習主觀能動性不強

　　由于辦公室平時工作業務量比較大，導致學習不夠深入、不夠專業，親自下基層調研的少，可供領導參閱的有價值的調研報告少。這些問題影響接下來的工作，導致自己在學習上缺乏深度和廣度，系統性和科學性，存在“三多三少”的問題，即實踐方面研究多一些，理論問題探討少一些；業務知識學習多，事關發展的東西學習少；自己感興趣的東西學習多，不感興趣的東西學習少。

　　2.2.3部分辦公室人員素質有待加強

　　龐雜繁瑣的辦公室事務性工作很容易使辦公室人員落到事務的泥潭。長期以來，辦公室人員缺乏系統的培訓，整體素質總徘徊在較低位置，雖然許多辦公室人員身兼數職，事務繁忙，但是處理事務多以經驗主義、拿來主義為主要思路，很少能在解決問題的過程中提高自身的素質，缺乏素質提高的路徑，從而影響了工作的效率。　

　　2.2.4工作創新力度不夠

　　大部分工作都是按照領導的決策和部署不折不扣地抓落實，為領導提出創新性的意見比較少。同時，在抓落實中遇到棘手問題顧慮較多，求穩怕亂，過多地依賴領導，工作缺乏創新，缺乏亮點。

　　3.提高辦公室管理的思路

　　3.1緊抓一條主線

　　在今后的工作中，要緊緊加強自身建設這一主線，充分發揮辦公室中心工作。通過加強企業班子建設、隊伍建設、規范建設、企業文化建設等工作，不斷增強辦公室的凝聚力、戰斗力和執行力，同時，要按照公司黨政班子的工作思路和總體要求籌劃、安排工作。不斷增強工作的主動性和預見性，超前考慮問題，謀事在先，提出工作預案，并主動抓好重要部署、重要決策的組織實施。全面發揮參謀、助手、樞紐、協調、保障、指導等職能和作用，搞好信息反饋和督促檢查工作，加強與各部門的橫向聯系，加強交流與合作，逐步形成相互支持，運轉流暢，步調一致，協同運作的整體，為企業的持續穩定健康協調發展添磚加瓦。

　　3.2突出兩種意識

　　3.2.1突出服務意識，提升現代復烤加工服務企業新形象　

　　保山復烤廠自投產以來，所生產的煙葉成品水分，重量等合格率均為　100%。目前，已與紅云紅河集團、山東、陜西、江蘇、湖南、廣西、浙江、福建等10多家工業公司建立長期合作關系。每年都要面對各家煙廠的監打人員和客戶。辦公室承擔著重要的接待任務。為此，要加強和客戶的溝通與協調，更好地為客戶提供優質服務，搭建相互了解、誠信互動、密切配合、互諒互利的平臺，切實樹立企業良好的形象；聽取客戶的合理化建議，采用溝通與協調的方式，收集最新、最佳的客戶加工要求，不斷滿足客戶的個性化要求；　要及時收集和反饋客戶需求，為企業改進生產工藝建言獻策。在實際工作中要接待好每一起來訪。每位成員對來訪者，都要熱心接待，耐心聽訴，細心詢問，誠心協調，做到以心比心，換位思考，使上訪者的合理要求得以落實和解決；要服務好每一場會議。每位辦會者必須提前思考，周密布置，認真搞好服務；要處理好重點與一般、主動與被動、上級與下降的關系，抓好部門之間的“共同點”，內外之間的“切入點”、輕重之間的“著力點”，切實提高服務質量、服務水平和服務效果。

　　3.2.2突出創新意識，不斷創造新特色、實現新突破

　　辦公室工作有一定的被動性，即按照領導的要求辦。但如何把領導的要求落實好，需要發揮主觀能動性，積極主動地出主意、想辦法，處理好被動與主動的關系，高質量、高效率完成領導交辦的工作。特別是現在，領導對工作的質量和效率要求很高，這既是壓力也是動力。要適應領導的要求，必須增強創新的思維能力，增強創新的實踐能力，學會運用新思路、新辦法、新措施去解決新問題。要從工作思路、工作方法、工作手段上加以系統思考、重點改進和有序創新。要從點滴做起，無論是組織一次活動，還是開好一次會議，起草一篇文稿，在內容和形式上都應積極創新。要創新思想觀念，破除安于現狀的思想，樹立爭創一流的意識；破除被動應付的思想，樹立主動服務的意識；破除唯書唯上的思想，樹立求真務實的意識；破除墨守成規的思想，樹立時效優先意識。要創新工作方法，真正做到圍繞服務大局去調研，研究新對策、新措施；圍繞服務中心抓落實，利用新手段、新途徑；圍繞服務當參謀，提出新思路、新建議；圍繞基層搞服務，拓寬新領域、新渠道。只有這樣，才能主動創新和持續創新，使辦公室工作不斷創造新特色、實現新突破，取得新成績。

　　3.3把握三個環節

　　3.3.1把握溝通處理環節

　　搞好溝通協調，是辦公室的一項基本職能，也是保證領導作用發揮和工作順暢運轉的客觀要求和重要工作手段。保山復烤廠以后工作不但面臨云南省復烤總公司，而且要與保山市局（公司）、當地政府密切聯系。所以在工作中處理起來比較復雜。在工作中，一定要在重大問題的決策上加強溝通，發揮好橋梁紐帶作用。辦公室與領導接觸多，參與政務多，掌握情況多，理解主要領導意圖比較快，在重大事項決策前的信息溝通、維護領導決策的權威上具有重要作用。在實際工作中，既要善于把主要領導謀劃推動工作的想法思路傳遞給班子成員，又要善于把班子成員中正確的意見建議反饋給主要領導，不斷提高決策的科學性和可操作性。另一方面，要圍繞推動領導決策部署落實，搞好綜合協調。妥善處理好上下之間、左右之間、內外之間的關系，善于調動各方面的積極性，共同做好工作。既要堅持原則，按規矩辦事，根據職責分工進行責任分解，明確目標任務，充分調動發揮各職能部門的作用；又要善于溝通，商量辦事，注意聽取各方面的意見，加強協商，求同存異，團結各部門共同做好工作。

　　3.3.2把握會議組織環節

　　保山復烤廠近年來逐步改變了會議模式，主要以廠長辦公會為主，開會前先由各部門選好要討論、通報、安排的事項，由辦公室匯總后在會上逐一討論，這一模式較好，精簡了會議，節約了時間。作為辦公室人員，下一步，在開會前要確定會議的目的（你試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？）；要準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間；要在會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱；要根據討論的問題限定與會人員；在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家要選好會議內容；要做好后勤保障，細化會議安排。每次會議都應認真、詳細地做好會議的策劃和實施方案，包括會議宗旨、任務、主題、議題、議程、形式、特邀人員、參加人員等，并責成專門人員負責實施。　

　　3.3.3把握統籌策劃環節

　　“凡事預則立，不預則克”，策劃的作用非常大。辦公室是領導的參謀助手，要想為領導出好注意，當好“參謀”，就要不斷提高謀劃能力。要著重處理好三個方面的關系：一是大與小的關系。無論大事、小事，都要考慮周全、周密部署、不出紕漏，既抓西瓜又撿芝麻；二是輕與重的關系。要分清輕重緩急，抓住關鍵環節，尋求重點突破，避免眉毛胡子一把抓；三是遠與近的關系。既要緊緊咬住長遠規劃的總體目標不放松，又要把細化量化的階段性目標抓實抓好，堅持著眼長遠，立足當前，保證工作穩步推進、扎實向前。

　　3.4努力提高四種能力

　　3.4.1提高口頭表達能力

　　“上情下達，下情上報”，是辦公室工作人員的家常便飯，必須具有很強的口頭表達能力，才能將上級的指示、下級的請示和自已的思想觀點、意見、建議，及時、準確、有效地傳遞給他人，以便采納和推廣。如果沒有