煙草在線專稿　　內(nèi)部審核是檢驗(yàn)體系在組織內(nèi)運(yùn)行適宜性、充分性、有效性的一項(xiàng)系統(tǒng)的方法和手段，它在體系PDCA循環(huán)運(yùn)行中起著承上啟下的作用，是對(duì)策劃、執(zhí)行環(huán)節(jié)的結(jié)果驗(yàn)證，也是落實(shí)改進(jìn)環(huán)節(jié)的原由起因。內(nèi)審雖是體系運(yùn)行中的一項(xiàng)工作，卻總攬?bào)w系建設(shè)全局，涵蓋體系所有的標(biāo)準(zhǔn)要求，每次合格的內(nèi)審都起著為組織的健康、持續(xù)發(fā)展校正航向的作用。因此，內(nèi)審員們需要對(duì)體系知識(shí)有深刻的理解，需要全面掌握被審核組織的主要工作。

　　一、什么是內(nèi)審？

　　引用ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語(yǔ)表述，內(nèi)部審核也稱第一方審核，是由組織自己或以組織的名義進(jìn)行，用于管理評(píng)審和其他內(nèi)部目的的一項(xiàng)自我審驗(yàn)活動(dòng)，可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。

　　我們通常開展體系內(nèi)審，一方面是通過(guò)內(nèi)審中的證據(jù)收集，向顧客和相關(guān)方證明黃山煙草的質(zhì)量體系在正常運(yùn)行，黃山煙草的各方面工作是高質(zhì)量的，是符合顧客要求的。但作為內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)，內(nèi)審的另一個(gè)重要作用就是查找問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并以此作為管理評(píng)審的輸入，解決組織在發(fā)展中的需求與障礙，通過(guò)循環(huán)改進(jìn)，持續(xù)的提升組織的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和管理能力。

　　二、內(nèi)審與外審、督察考核、體系文件執(zhí)行率檢查的區(qū)別？

　　相對(duì)于內(nèi)部審核，外部審核包含“第二方審核”和“第三方審核”。第二方審核由組織的相關(guān)方組織進(jìn)行的，即組織的相關(guān)方（如潛在的合同方）為驗(yàn)證組織的質(zhì)量管理能力而組建審核組，對(duì)本組織的綜合情況進(jìn)行驗(yàn)證，目的是為雙方的重大合作決策提供資質(zhì)確認(rèn)依據(jù)。第三方審核是由外部獨(dú)立的審核組織進(jìn)行，往往是有資質(zhì)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)。組織通過(guò)認(rèn)證，獲取合格證書，以此向市場(chǎng)及外界證明產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性。

　　我們從審核結(jié)果的不同來(lái)劃分內(nèi)審與督查考核、體系文件執(zhí)行率檢查兩項(xiàng)工作的區(qū)別：

　　在內(nèi)部審核中，我們往往能夠查找出以下三類問(wèn)題：

　　一是文件性不符合：一種是規(guī)范性文件的缺失，致使工作無(wú)章可循；還有一種是文件與標(biāo)準(zhǔn)不符合，或文件與文件的不統(tǒng)一，造成文件之間相互矛盾，也就是文件制定的“兩張皮”。

　　二是實(shí)施性不符合：即具體工作不規(guī)范，有章不循，工作過(guò)程控制不到位，也就是體系文件執(zhí)行不到位。

　　三是效果性不符合：員工們按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行工作，但工作結(jié)果或體系運(yùn)行的結(jié)果沒達(dá)到預(yù)期的效果和目標(biāo)。這也是績(jī)效考核工作的重點(diǎn)。

　　由此可見，督察考核著重是對(duì)效果性符合情況及部分實(shí)施性符合情況進(jìn)行查驗(yàn)，體系文件執(zhí)行率檢查則重點(diǎn)檢查實(shí)施性符合情況，而內(nèi)部審核則涵蓋面最廣，從組織結(jié)構(gòu)是否合理、工作程序是否規(guī)范、質(zhì)量結(jié)果是否符合要求等各方面進(jìn)行全面審核，是屬于綜合性的審核。

　　三、內(nèi)審具體審些什么？

　　如果你是剛涉及質(zhì)量體系內(nèi)審，對(duì)體系知識(shí)還不是很熟悉，那我們可以通過(guò)耳熟能詳?shù)摹傲小币髞?lái)進(jìn)行粗獷式的內(nèi)審，參與到內(nèi)審工作中，邊審邊學(xué)。所謂“六有”就是：人人有職責(zé)，事事有程序，干事有標(biāo)準(zhǔn)，作業(yè)有痕跡，績(jī)效有考核，改進(jìn)有保障。分解成具體做法就是：

　　“人人有職責(zé)”。查被審單位的組織架構(gòu)、部門設(shè)置、人員配置是否合理，單位職責(zé)是否規(guī)范；是否存在明顯的管理缺失、管理漏洞；是否存在權(quán)利大家搶，部門間職權(quán)交插，責(zé)任大家推，各部門權(quán)責(zé)不清的情況；是否存在人力資源配置不足或冗余的情況。對(duì)此，主要查找組織結(jié)構(gòu)、機(jī)制、體制上的問(wèn)題。

　　“事事有程序”。查組織是否對(duì)主要工作都制訂了規(guī)范性的文件，并納入了體系管理；是否存在游離于體系管理范圍內(nèi)的工作事項(xiàng)，體系規(guī)定的控制程序要求是否落實(shí)到位；工作流程所涉及的每個(gè)工作環(huán)節(jié)、工作步驟是否規(guī)范清晰，便于操作。對(duì)此，我們按被查單位的《文件清單》進(jìn)行抽查。

　　“干事有標(biāo)準(zhǔn)”。查看被審核單位是否制訂了年度質(zhì)量目標(biāo)，并進(jìn)行了分解。一是是否分解到各個(gè)工作階段，分解到工作目標(biāo)計(jì)劃單上、半年度工作計(jì)劃上；二是是否分解到了各部門乃至于具體每位員工身上。通過(guò)詢問(wèn)、調(diào)閱資料等方式，查員工是否了解本單位、本部門、本崗位的工作目標(biāo)，以及工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。

　　“作業(yè)有痕跡”。就是查工作具體執(zhí)行的痕跡記錄。我們可以對(duì)照被審組織的《記錄清單》進(jìn)行抽查，通過(guò)痕跡記錄追溯被查單位的各項(xiàng)工作是否按體系規(guī)定運(yùn)作，是否按流程規(guī)范運(yùn)作，是否存在有章不循，不規(guī)范作業(yè)等情況。

　　對(duì)照“績(jī)效有考核”。查被審核單位的績(jī)效考核工作是否實(shí)質(zhì)性落實(shí)，是否存在實(shí)際工作與績(jī)效考核“兩張皮”的現(xiàn)象，考核的結(jié)果是否兌現(xiàn)；組織內(nèi)的考核是否真正發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，提出了整改要求，是否為組織的管理提供了助力。

　　“改進(jìn)有保障”。查驗(yàn)組織及各部門對(duì)考核、檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否及時(shí)制訂了整改措施，進(jìn)行了整改，是從表面上整改，還是從問(wèn)題的根源處進(jìn)行整改，整改的效果怎么樣，整改工作是否按照體系文件的要求來(lái)進(jìn)行。

　　而要進(jìn)行細(xì)致的審核，就必須在事前對(duì)被審核單位進(jìn)行文件評(píng)審（即了解被審核單位具體情況）的基礎(chǔ)上，按照體系要求，編制《內(nèi)審檢查表》，詳細(xì)編寫檢查內(nèi)容，檢查范圍從體系總體運(yùn)行到文件記錄管理，從組織架構(gòu)職責(zé)到質(zhì)量目標(biāo)、內(nèi)外部溝通，從資源管理到產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)，從績(jī)效測(cè)量到顧客滿意，做到查無(wú)所漏，面面俱到。

　　四、內(nèi)審中要注意什么？

　　一是內(nèi)審分全面內(nèi)審和局部?jī)?nèi)審，組織可按實(shí)際工作需要自行決定組織開展，但每年必須開展不少于一次的全面內(nèi)審。二是內(nèi)審的人員分工配合很重要，要注重審核組成員間的信息交換和相互協(xié)作，視情決定是否聘請(qǐng)技術(shù)專家參加協(xié)助審核。三是要注重審核前的文件評(píng)審，要在內(nèi)審開始前，熟悉被審核單位的體系文件，了解被審核單位的工作狀況，這樣才能有的放矢，深入的開展內(nèi)審工作。四是審核要注意方法，一要注重審核氣氛的把握，尊重對(duì)方，避免爭(zhēng)論；二要關(guān)注質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況；三要針對(duì)具體過(guò)程，采用PDCA的檢查思路，合理抽樣，收集確鑿證據(jù)；四要把握審核進(jìn)度，識(shí)別一般觀察項(xiàng)和嚴(yán)重不合格，關(guān)注審核的重點(diǎn)；五要避免吹毛求疵，過(guò)分地說(shuō)教。五是進(jìn)行內(nèi)審記錄時(shí)，對(duì)于符合性證據(jù)要簡(jiǎn)單描述，對(duì)存在疑問(wèn)或不符合現(xiàn)象的應(yīng)完整描述，記錄及證據(jù)采集應(yīng)具體明確，確保可追溯。六是嚴(yán)格執(zhí)行審核員不得參與審核自身工作等制度要求，確保審核過(guò)程、審核結(jié)果的客觀性和公正性。七是內(nèi)審結(jié)果要作為管理評(píng)審的主要依據(jù)，切實(shí)發(fā)揮出內(nèi)審在組織自我完善中的促進(jìn)作用。