煙草在線轉(zhuǎn)自《東方煙草報(bào)》

　　我國政務(wù)信息公開力度正不斷加大,作為其主要手段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也在不斷普及。國家煙草專賣局在2005年啟用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同時(shí)，還與軟件公司合作研發(fā)了檔案管理軟件,將電子檔案率先納入了系統(tǒng)管理。

　　實(shí)踐中，檔案管理人員體驗(yàn)到了電子檔案?jìng)鬟f、收集、整理、利用的便捷。但是，我們也不能回避檔案管理電子化所面臨的信息安全問題。筆者認(rèn)為，確保信息安全應(yīng)采取以下措施：

　　建立電子檔案安全制度

　　保證電子檔案的完整與信息安全，是檔案部門和檔案工作者的職責(zé)。

　　電子檔案從形成到開發(fā)利用，中間要經(jīng)過收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)。要確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性，就要建立電子檔案全過程管理制度。針對(duì)電子檔案管理的主要流程，我們參考《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國檔案法》、《中國人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)，制定并完善了電子檔案與實(shí)體檔案的安全保管、保密、利用等制度。

　　了解電子檔案的優(yōu)勢(shì)

　　只有充分了解電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，才能使其更好地為檔案管理工作服務(wù)。

　　結(jié)合應(yīng)用，我們將電子檔案的優(yōu)勢(shì)歸納為以下幾點(diǎn)：一是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。有保存價(jià)值的電子文件將逐步做到即時(shí)歸檔，即文件信息處理結(jié)束后自動(dòng)向電子文件檔案數(shù)據(jù)庫提交。這將大大提高文件的時(shí)效性，減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時(shí)應(yīng)用，同時(shí)不影響其余文件信息的整理。二是減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式，是紙制文件歸檔，手工著錄文件條目信息，機(jī)關(guān)工作人員借閱檔案需到檔案室查閱檔案實(shí)體，所有程序的執(zhí)行費(fèi)工又費(fèi)力。建立電子檔案管理系統(tǒng)后，各業(yè)務(wù)管理部門形成的電子文件可直接歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)，這樣就避免了數(shù)據(jù)多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復(fù)勞動(dòng)，降低了數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率，從而大大降低了數(shù)據(jù)處理成本。同紙制檔案相比，電子檔案管理實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，信息的利用更加快捷、方便。三是統(tǒng)一窗口，提供利用。電子檔案可以重復(fù)使用，電子檔案提供利用，一般可采取拷貝、通信傳輸、直接利用三種方法。檔案部門也可將整理歸檔完畢的文件，通過管理軟件查詢系統(tǒng)，開通網(wǎng)上借閱渠道，從而提高電子檔案信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，更好地為利用者提供服務(wù)。

　　做好電子檔案安全防護(hù)

　　發(fā)展電子檔案,首要的是解決安全保障問題,這個(gè)原則應(yīng)當(dāng)貫徹于電子檔案建設(shè)的全過程。我們?cè)趯?shí)際工作中總結(jié)如下防范要點(diǎn)：

　　選用優(yōu)質(zhì)載體和適宜的存貯環(huán)境。其一，磁帶、磁盤、光盤的質(zhì)量直接影響其使用和存貯壽命，所以應(yīng)采用質(zhì)量好、性能優(yōu)的信息載體來存貯檔案信息。其二，創(chuàng)造適宜的存貯環(huán)境。溫濕度是影響電子檔案信息載體使用和壽命的重要因素，電子檔案信息載體庫房可由恒溫恒濕機(jī)和空調(diào)機(jī)控制溫濕度。其三，防止光線和有害氣體危害。對(duì)電子檔案信息載體危害最大的是紫外線，因此，要避免其受到強(qiáng)光直射。在一定條件下，空氣中的酸性氣體會(huì)造成電子檔案信息載體損壞和信息丟失；而灰塵不僅會(huì)劃傷和污染電子檔案信息載體，還會(huì)因其攜帶的化學(xué)成分使載體受到一定程度的腐蝕。

　　提高網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)保障。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全防范和保護(hù)的主要措施和手段有：一是訪問控制。訪問控制的主要任務(wù)是保證電子文檔中的信息不被非法訪問和非法使用。通過入網(wǎng)訪問控制，我們可以規(guī)定能夠登錄服務(wù)器的具體用戶，獲取網(wǎng)絡(luò)的具體資源；可以控制用戶所能訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，并限定其對(duì)這些資源所能進(jìn)行的操作，以防電子文檔被拷貝、篡改和打印。二是加密簽署。加密的目的是確保不宜公開的電子檔案、數(shù)據(jù)庫的非公開性。作為保證電子文檔、數(shù)據(jù)庫機(jī)密性的主要措施，最主要的加密法包括密碼算法和鑰密碼算法，如將兩者結(jié)合使用，效果更佳。另外，簽署技術(shù)還可以確保電子文檔的真實(shí)性和身份驗(yàn)證，一般包括證書式和手寫式數(shù)字簽名兩種方式。三是防火墻。防火墻是阻止網(wǎng)絡(luò)黑客訪問某個(gè)網(wǎng)絡(luò)的屏障。通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，達(dá)到保障網(wǎng)絡(luò)安全的目的。四是漏洞掃描技術(shù)。這是一項(xiàng)自動(dòng)檢測(cè)遠(yuǎn)端或本地主機(jī)安全脆弱點(diǎn)的技術(shù)，該技術(shù)可對(duì)重要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)其中被黑客利用的漏洞。漏洞掃描技術(shù)分為被動(dòng)式和主動(dòng)式兩種策略----前者基于主機(jī)的檢測(cè)，而后者則基于網(wǎng)絡(luò)的檢測(cè)。五是入侵檢測(cè)。這是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源惡意使用行為進(jìn)行識(shí)別和響應(yīng)處理的過程。它可以幫助系統(tǒng)對(duì)付網(wǎng)絡(luò)攻擊，拓展系統(tǒng)管理員的安全管理能力，提高信息安全基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的完整性。六是防寫措施。即將電子文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，如此用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改、復(fù)制和打印。

　　探索可以長期存取技術(shù)。為使電子檔案信息長期可存取，目前，研究和使用較多的技術(shù)有：仿真，指制造一種可以運(yùn)行過時(shí)軟硬件的軟件，在運(yùn)行過程中對(duì)過時(shí)軟硬件進(jìn)行模仿，從而使電子數(shù)據(jù)可以讀出；遷移，指將數(shù)字信息從一種數(shù)據(jù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種數(shù)據(jù)環(huán)境上的復(fù)制，目前，該項(xiàng)技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期可存取的最有效途徑；載體轉(zhuǎn)換，指將技術(shù)過時(shí)的電子數(shù)據(jù)適時(shí)地轉(zhuǎn)移到微縮品或紙張上，它可以避免技術(shù)過時(shí)帶來的讀取困難。

　　上述幾項(xiàng)措施對(duì)保證電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，都有很好的效果。隨著這些技術(shù)的更新、成熟和普及，電子檔案的原始性和真實(shí)性可以得到更為有效的保障，電子檔案管理將能夠更長久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，從而為行業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的信息支持。