煙草在線轉(zhuǎn)自《東方煙草報》

　　什么樣的信息系統(tǒng)才算是一個成功的系統(tǒng)？

　　筆者認為，一個成功的信息系統(tǒng)必須在產(chǎn)品的設(shè)計生命周期內(nèi)，切實促進了企業(yè)的經(jīng)營和管理水平的提高，并得到使用人員的廣泛認可。

　　為適應(yīng)信息系統(tǒng)的開發(fā)需求，企業(yè)必須實現(xiàn)管理工作的程序化，各部門都有相應(yīng)的作業(yè)流程；實現(xiàn)管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，各部門都有相應(yīng)的作業(yè)規(guī)范；實現(xiàn)報表文件的統(tǒng)一化，都有固定的內(nèi)容、周期、格式；實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的完善化和代碼化。

　　企業(yè)在理順管理工作的基礎(chǔ)上，可以進入研發(fā)信息系統(tǒng)的關(guān)鍵階段，即規(guī)劃、調(diào)研、開發(fā)、實施及維護階段。在這個階段，企業(yè)必須關(guān)注六大關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　做好戰(zhàn)略規(guī)劃

　　在全球信息化的熱潮中，許多企業(yè)總寄希望于信息系統(tǒng)能成為技術(shù)創(chuàng)新的亮點。于是，許多信息系統(tǒng)未經(jīng)充分論證就開始實施建設(shè)，結(jié)果后來系統(tǒng)并不符合企業(yè)實際而成了擺設(shè)。如此，不但沒有提升企業(yè)的信息化水平，反而給人留下了信息化就是投資大而無實效的印象。

　　因此，企業(yè)在進行信息化建設(shè)前，應(yīng)當(dāng)從戰(zhàn)略經(jīng)營、體制機制、技術(shù)、管理、企業(yè)文化、人力資源、行業(yè)環(huán)境等方面進行全面自我診斷，在此基礎(chǔ)上找出存在的問題，確定信息化建設(shè)的需求、方針、指導(dǎo)思想、范圍、階段、力度和深度，制定長期的信息化規(guī)劃，讓所有的信息系統(tǒng)建設(shè)都在這個規(guī)劃的框架下按計劃進行。

　　企業(yè)要在每個信息系統(tǒng)項目啟動前都進行充分的論證，讓信息化建設(shè)能切實服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展，滿足增強核心競爭力的需求。

　　關(guān)注用戶需求

　　信息系統(tǒng)是為管理人員決策以及廣大員工工作服務(wù)的，管理人員以及廣大員工就是系統(tǒng)的用戶，只有用戶滿意的系統(tǒng)才能稱得上是好的系統(tǒng)。

　　一個為用戶所接受、在實際工作中真正服務(wù)于用戶的信息系統(tǒng)，離不開用戶的參與。從最初總體規(guī)劃的制定，到系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計以及系統(tǒng)實施過程，用戶都需要積極參與，與系統(tǒng)開發(fā)人員真誠合作。

　　在這個過程中，用戶必須結(jié)合自身工作實際，提出關(guān)于信息系統(tǒng)的各類需求，并與系統(tǒng)開發(fā)人員做好溝通工作。

　　領(lǐng)導(dǎo)加強指導(dǎo)

　　信息系統(tǒng)開發(fā)是一個周期長、耗資大、涉及面廣的工作，需要專業(yè)技術(shù)人員、管理人員和相關(guān)職能科室的業(yè)務(wù)管理人員協(xié)同配合。

　　由于信息系統(tǒng)的開發(fā)有可能會造成企業(yè)管理方式、規(guī)章制度等方面發(fā)生不同程度的變化，所以需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，才能更為順利地進行。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須重視信息系統(tǒng)的開發(fā)工作，可建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組，納入相關(guān)部門負責(zé)人，定期召開統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議，確保系統(tǒng)開發(fā)工作得以全面深入推進。

　　做實需求調(diào)研

　　需求分析是信息系統(tǒng)建設(shè)的開端，也是信息系統(tǒng)建設(shè)的基石。據(jù)不完全統(tǒng)計，在建設(shè)失敗的信息系統(tǒng)項目中，80％是由于需求分析不明確而造成的。

　　信息系統(tǒng)未建成之前只是個設(shè)計的概念，企業(yè)想要把需求完全表達清楚有一定困難，而系統(tǒng)開發(fā)人員也存在理解偏差以及照搬類似經(jīng)驗的問題。因此，經(jīng)常會出現(xiàn)在系統(tǒng)試運行和進行驗收時，開發(fā)人員回頭反復(fù)修改系統(tǒng)的現(xiàn)象，這樣不僅造成了資源的浪費，還加大了系統(tǒng)實施風(fēng)險。

　　為了使信息系統(tǒng)建設(shè)開好頭、起好步，企業(yè)和系統(tǒng)開發(fā)人員必須把需求調(diào)研落到實處，廣泛征集所涉及部門、人員的需求，進行歸納分析，使系統(tǒng)功能在滿足總體目標(biāo)的前提下，充分滿足各類人員的需求。

　　強化項目管理

　　系統(tǒng)的設(shè)計和實施是企業(yè)需求在計算機上得以體現(xiàn)并轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行軟件的過程，該過程也是最容易出問題的過程。因為系統(tǒng)的開發(fā)過程大部分都在開發(fā)單位進行，所以有些用戶企業(yè)在簽訂合同后，就坐等開發(fā)單位交付產(chǎn)品。但是，在這個過程中，開發(fā)單位關(guān)注的重點往往是進度與成本，如果用戶企業(yè)不積極參與項目管理，很容易造成產(chǎn)品功能與實際需求不符。
　　因此，用戶企業(yè)在簽訂合同時，除了要與開發(fā)單位約定好工期和項目金額等內(nèi)容外，還應(yīng)要求開發(fā)單位提供詳細的項目進度計劃。在項目啟動時，用戶企業(yè)就要成立由信息部門和需求部門人員組成的項目小組，按項目的進度計劃定期與開發(fā)單位進行溝通，及時掌握項目的進展情況，消除需求理解上的偏差，修正系統(tǒng)設(shè)計的思路，使整個設(shè)計和實施過程得到有效控制。

　　確保后期維護

　　信息系統(tǒng)在完成開發(fā)、投入正常運行之后，就進入了系統(tǒng)運行與維護階段。然而相對于具有“開創(chuàng)性”的系統(tǒng)開發(fā)來講，系統(tǒng)維護屬于“繼承性”工作，往往被認為挑戰(zhàn)性不強、成績不顯著，導(dǎo)致很多技術(shù)人員不重視系統(tǒng)維護工作。

　　其實，在信息系統(tǒng)整個生命周期中，系統(tǒng)維護費用占60%以上。如果企業(yè)在人力和物力上不給予充分保障，一旦系統(tǒng)發(fā)生問題或環(huán)境發(fā)生變化，企業(yè)將難以應(yīng)對。這就是為什么有些信息系統(tǒng)長期與舊系統(tǒng)并行而不能切換，甚至最后被廢棄的原因。

　　因此，維護工作是系統(tǒng)可靠運行的保障，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，要安排專門的部門和人員密切關(guān)注系統(tǒng)的運行情況，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并采取改進措施，不斷完善信息系統(tǒng)的各項功能，最終達到充分發(fā)揮信息系統(tǒng)作用的目的。