煙草在線專稿

　　一、首建卷煙物流獨立財務

　　畢節是貴州省“兩煙”大區，對全省“兩煙”生產經營起舉足輕重的作用；2010年，在畢節試驗區新一輪改革發展的大背景下，畢節物流配送從地區局（公司）的部門中獨立出來，作為委托法人的地位正式確立。與此相適應，畢節卷煙物流配送中心的財務部正式成立，對所屬各縣物流中轉站實施垂直管理，成為貴州省首家地區級卷煙物流配送中心的獨立財務部門。

　　作為省內第一家獨立的財務部門，不論在運營上和管理上，都沒有現成的經驗可以借鑒，幾乎所有的工作都需要在摸索和學習中前行。在所有面臨的困難中，由于空間障礙帶來的兩個問題較為突出：一是對卷煙營銷和庫存的控制力受到削弱，二是日常賬務處理和監督滯后，導致中心對各中轉站的管理能力降低。

　　二、空間障礙導致對營銷和庫存控制力削弱

　　1、核算量巨大，倉庫成本每月匯總

　　畢節卷煙物流配送中心財務部的基本職責有兩個：一是對本部門的卷煙營銷和配送業務進行財務核算；二是對所屬七個中轉站（大方、黔西、金沙、織金、納雍、威寧和赫章）的卷煙營銷和配送業務進行財務核算。

　　畢節地區卷煙消費需求的品牌多，數量大。自從配送中心財務部成立后，不但要核算全地區各縣的卷煙消費數量，同時要核算成本金額。整個畢節市的卷煙品牌多達上百種，每個品牌的成本單價不一樣，銷售的數量也不一樣。每天卷煙銷售完成以后，財務人員要根據當天銷售的品牌，分縣按照單品牌、數量、成本金額把卷煙轉入到各縣財務，平均以每縣每天銷售90個品牌計算，7縣1區就有720個品牌，每個品牌按照不同的單價，不同的數量來結轉成本，就是很熟悉業務操作的財務人員，每天也要花上10-12個小時來轉卷煙成本，由一個人來完成這項工作，業務量大就成了一個難題。在這種情況下，卷煙成本的結轉工作就只能每月匯總轉一次。

　　2、財務業務分離，削弱控制能力

　　由于卷煙成本的結轉工作就只能每月匯總轉一次，這帶來了管理上延遲的問題：每月只能在月末最后一天，各縣倉庫的庫存才能和配送中心財務對接上。這意味著如果各縣煙站營銷或倉庫管理中發生的成本或其他問題，只能夠在月末才能發現，月末才能處理。這種由于業務和財務在時間上的分離造成了兩個問題：一是財務核算和結轉工作不均衡，集中到月末處理，加大了月末財務人員的工作量；二是營銷和庫存管理工作的滯后，對于發生的問題，由于不能夠及時發現，不能及時處理，有可能造成嚴重的經濟損失后。這極大地影響了配送中心的倉庫和成本控制的能力。

　　三、空間障礙導致日常賬務處理和監督滯后

　　1、日常報賬距離遠，交通成本高

　　畢節地區卷煙物流中心實施垂直化管理以后，分布在各縣的物流中轉站到中心都有一定的距離，日常的報賬很不方便，較遠的威寧、金沙、納雍等中轉站來一次中心就要3-5個小時不等，路途遙遠，除了時間較長，費用成本也較高，每次差旅費、住宿費、燃油費等要花上500元左右。導致日常的費用單據報銷審核要么到畢節市配送中心來完成，要么要間隔一個周期才上來報銷審核一次（最長的時間間隔達到一個月）。

　　2、賬務管理和監督滯后

　　由于不能及時準確地反應各縣中心站的費用使用情況，這帶來了三個問題：一是削弱了配送中心對中轉站日常費用使用情況的有效監督和管理；二是影響了中轉站有些需要及時報銷或審核事項日常工作的正常進行；三是加大了財務成本。為了既能有效行使配送中心對中轉站的管理，又不至于因為空間障礙妨礙中轉站運行的及時性，降低財務管理的成本，配送中心必須嘗試創新現有的報賬制度。

　　四、創遠程賬務機制，促財務業務一體化

　　1、通過信息系統，進行業務與財務數據對接

　　為克服畢節卷煙物流配送中心對各縣煙站卷煙營銷和庫存控制力受到削弱的問題，中心財務部在業務財務一體化方面進行了有益的探索。中心的主要思路是：在產生業務成本費用數據時，同時產生財務數據。業務數據由各縣煙站在發生時立即產生，通過信息系統傳輸給中心財務部，中心財務部將其轉化為財務數據。二個數據同一個來源，以業務數據為基礎，得業務數據時同時得到財務數據；這樣就使得財務數據和業務的同一性，保證了業務數據用于控制管理工作時的及時性和正確性。

　　具體做法是：通過信息系統把財務的NC（浪潮）系統和卷煙銷售數據進行對接，中心財務在NC財務系統中給每個倉儲管理人員在配了一個工號，并分配了相關的權限，每天由各縣業務部門的倉管人員進入NC財務系統，進入數據導入界面，把每天銷售完成以后的營銷數據導入財務系統，并且和當天的銷售出庫數量進行核對，準確以后保存并提交，配送中心財務人員在接收到業務部門的數據后，與附件進行第二次核對，準確后進行審核、成本計算、并生成憑證。

　　2、實施遠程報銷

　　針對各縣煙站日常報銷存在的滯后問題，中心財務部給每個業務部門都安裝了NC財務軟件的客戶端，業務部門的報賬人員可以通過煙草的內部網絡每天登錄財務系統，遠程錄入每天發生的各項費用數據，部門的負責人審核后上傳到中心財務部，通過中轉卷煙的車輛第二天把原始的費用產生單據、發票等帶入財務部進行審核，財務通過對原始單據的審核，在系統寫明哪些屬于合規費用，哪些屬于不合規費用，上傳給領導審核，領導接到費用單據后批示允許或者不允許報銷的費用返回到財務部費用報銷人員，財務人員在系統見領導的簽批后，把合規費用生成憑證，并把相關的款項通過現金管理平臺打入報賬人的賬戶。

　　五、財務業務一體化后取得的效果

　　1、提升了財務工作的效率

　　通過實施財務業務一體化的卷煙庫存管理和財務報銷系統以后，中心財務能由一個財務人員完成每天的卷煙成本結算，大大的減低了財務人員的工作量，減少了人工成本，由于數據是通過業務部門一次性導入并且和當天的銷售出庫量進行核對后上傳的數據的，財務數據和業務數據就達到了一致，每天的財務庫存也和業務部門的實物庫存相吻合。解決了以前每月只有一天財務和業務的數據能吻合的困難。

　　2、節約了交通成本

　　通過上遠程報銷體系，各縣中轉站的報賬人員就不用長途跋涉到中心報賬，可以通過網絡報銷各種費用，減少了路途的安全風險，也降大大低了費用報銷的時間成本、費用成本等等，據測算每年可以降低各中轉站差旅、燃油等費用8-10萬元。業務部門可以時時進行費用的報銷，及時解決了業務部門費用的周轉問題，也及時準確地反應了物流中心的各項經濟信息。

　　3、強化了中心對各煙站的管理能力

　　實施遠程賬務處理機制后，配送中心當天（或者次日）就可以得到營銷和庫存的相關信息，同時能夠及時了解各煙站費用使用情況。基本上消除了由于距離造成中心與各縣煙站的信息阻隔瓶頸。這大大支持了中心對于卷煙銷售和配送業務的控制能力。

　　六、下一步財務業務一體化的前景

　　財務業務一體化的實行，由于沒有省內外成功經驗可借鑒，畢煙物流是首先嘗試者。目前仍帶有一定的探索性質，整個制度的最后定型，還需要進一步完善。

　　同時，由于財務業務一體化在畢節市物流中心是第一家開始嘗試使用的單位，還沒有大面積的推廣，和我們面臨相同問題的很多單位還是使用老的報銷模式，這樣增加了很多時間和人力的成本。現代社會已經走入了信息時代，使用信息和網絡來降低工作量，也逐漸成為一種趨勢，使用網絡和電腦來提取和計算數據，不僅高效、快捷、精準，還能大大降低工作量，這樣不僅使工作變得高效、準確，還能達到降低人工成本的作用，我中心通過成功試運行財務業務一體化，在成本管理和業務精準上取得了一定的基本經驗，但是信息網絡的可發展空間還很大，今后我們還將堅持財務業務一體化工作，并在使用中不斷地提升業務技能，為提高企業的效益，促進基礎業務上水平做出更大的貢獻。

?