煙草在線專稿　　檔案收集作為檔案管理的一個重要組成部分，檔案資料收集的完備性與否直接決定了檔案是否完整，是衡量檔案質量的重要標準之一。如今，面對煙草行業自身不斷地發展，以及煙草商業企業基本實現檔案數字化的現狀，如何加強檔案收集管理工作是擺在行業檔案管理員面前的一個重要課題。筆者結合檔案管理工作實際，談談自己的想法。

　　一、煙草商業企業檔案收集的現狀

　　眼下行業在編纂煙草志書，筆者發現一些生產經營數據或者史實資料因檔案資料的缺失而只能空缺.這對記錄煙草行業發展的歷程來說是個遺憾，也是檔案管理的一個不可彌補的損失。

　　日常收集工作不及時、不規范。檔案管理員往往忽視日常收集工作，對企業發生重大的會議或事件的影音資料等未能及時向相關部門索要，一味等待相關部門向檔案人員移交，從而導致檔案資料收集不全。

　　過分依賴當地委托檔案整理部門。目前煙草行業少部分縣級局把文書檔案委托給當地檔案局進行整理，甚至存在除保密資料或行業敏感信息外的資料全都交給檔案局整理的現象。前期缺少對收集的檔案進行篩選，后期缺少對檔案質量的審核把關。

　　重文書檔案，輕重要資料的收集。檔案管理員往往存在重視文書檔案的收集工作，而輕視企業合同、重要決策機構的會議記錄、大事記、影音、圖片等重要資料的收集工作，導致檔案資料收集不全。

　　二、存在的問題及原因分析

　　認識不到位。一方面是檔案管理員認識不到位。對日常檔案收集工作不重視，同時，對收集企業資料篩選能力較差。往往按照主觀意愿進行判斷，存在收集一些不需要歸檔的資料，而未收集需要歸檔的資料的現象。另一方面是機關其他部門人員認識不到位。認為檔案管理是檔案管理人員的事情，忽略了檔案是記錄企業整個生產經營的重要過程，每個員工都有將重要的資料向檔案管理員移交的義務，也存在極少數員工因感情恩怨故意將企業重要資料不向檔案管理員移交的情況。

　　隊伍素質不高。目前，煙草檔案管理人員均由年紀較大的辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高。基本上沒有經過相關培訓就上崗，而且煙草檔案管理員隊伍中專業技術人才為匱乏，沒有一人取得檔案初級或中級職稱。

　　檔案管理員配置不全。檔案管理人員大多身兼數職，在工作繁多的情況下往往會跳過收集檔案資料的環節，更談不上日常定期企業發生重大會議或事件影音、圖片等資料的收集工作。

　　沿用傳統的工作方式。仍沿用以往傳統檔案收集工作方式，采用檔案管理人員對重大活動或重要工作事后介入的方式，被動的接收檔案資料而導致檔案收集資料不全。

　　三、加強檔案收集管理工作的幾點思考

　　改變傳統的工作方式。要把檔案收集關口前移，對重大活動或重要工作，檔案管理員提前介入，詳細了解工作任務和工作進度，采取定期跟蹤、分進度上門收集、重點收集等方法，及時收集檔案資料，確保檔案資料豐富和完整。同時，檔案管理員應提前介入重點業務進行相關業務指導，在日常工作中完善和注重材料的收集、整理。

　　加強培訓。隨著煙草部門檔案管理工作信息化建設步伐不斷加快、集中統一管理的要求不斷提高，煙草系統檔案管理人員必須不斷“充電”，才能跟上時代步伐。選好檔案管理人員。將那些較細心勤快、吃苦耐勞的人員選配到檔案管理員的崗位上，崗位調整要考慮到保持煙草企業檔案管理員隊伍穩定的重要性，確保隊伍的專業性和穩定性。加強檔案實操的培訓。目前，行業越來越重視檔案方面的培訓，經常性組織檔案人員參加相關的檔案管理方面的培訓。但是，這些培訓更側重于理論方面的培訓，實用性較低。要加強關于檔案實操方面的培訓，邀請當地檔案局專家專題講解如何對檔案進行收集、整理、歸檔等，提升實操水平。加強非檔案管理人員的培訓。擴大檔案知識培訓的范圍，經常性對員工開展檔案知識的相關宣傳，使干部職工了解檔案基本知識，提高員工的參與檔案管理的意識。

　　加強考核。加強對機關其他部門的考核。制定健全檔案收集管理相關考核制度，并將檔案納入機關年度目標考核。對不及時移交檔案資料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全的人員將進行相應的處罰。加強對檔案人員的日常考核。納入機關績效考核，對未能及時規范地進行日常收集的檔案管理人員進行績效扣罰。進一步提升檔案收集效率，避免出現檔案資料不全的現象。

　　加強溝通聯系。加強對縣級局檔案管理的督促檢查。從材料收集、規范整理、檔案移交等內容開展檔案專項檢查，對檢查中發現的問題要及時下發整改通知單，責令限期整改到位，對逾期未能整改到位進行通報。每年定期開展檔案交叉互評活動。由縣局從各類檔案資料選取一份進行參評，由全市系統檔案管理員組成評委進行交叉互評，在互評中提高檔案實操水平。