煙草在線專稿　　引：檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理對于企業和單位管理十分的關鍵與重要，檔案管理的好與壞直接會引發企業和單位的內部與外部矛盾，影響企業和單位的持續發展。加強企業和單位的檔案管理，主要從夯實基礎著手，從建章立制入手，使檔案管理有規定可循，有制度可依。

　　一、加強領導，明晰職責，強化檔案管理工作責任意識。

　　搞好檔案管理工作，領導重視是關鍵，這在很大程度上決定著檔案管理工作的好與壞。提高檔案管理工作還應從重視程度入手，把檔案管理工作提上企業管理議事日程，不斷強化檔案管理工作責任意識。一是充實機構，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開競聘形式，從文化程度、思想素質、文字書寫、電腦操作等方面綜合考慮，選拔人員充實檔案管理隊伍，確保檔案管理工作的正常與持續開展。各級應指定人員兼職檔案管理工作，不得隨意更換人員，以保持檔案工作的連續性與穩定性。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織員工了解和學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高員工的檔案法制意識，在單位上下形成良好的檔案管理工作環境。四是制定檔案管理工作發展規劃。按照上級的總體安排部署，并結合單位實際，制定檔案管理中長期目標規劃，確保檔案管理工作進入達標行列的工作目標。

　　二、夯實基礎，加大投入，確保檔案管理工作邁上新臺階。

　　針對過去檔案管理工作中業務不熟、資料不全、檔案目錄不清、檔案設施陳舊等問題，黨組應統一思想，加大檔案管理建設經費的投入，配齊各種檔案設施設備。要通過反復完善建設，實現檔案庫房、借閱、辦公“三室”分開，庫房門前要安裝監控攝像頭，由保安24小時監控。規范檔案室檔案柜，達到文件案卷擺放規范統一。檔案保管設施建設達到防鼠、防火、防潮、防盜等防護要求，在強化硬件建設的同時，對檔案文件要進行全面梳理檢查，規范檔案分類和排列，為便于查閱和有效管理，對重要文件和需歸檔的案卷目錄全部錄入計算機，實行電腦微機化管理。三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保所配備設施的正常運行；通過定期或不定期檢查庫房環境情況，如定期測試溫、濕度變化，投放防蟲害藥物，檢查照明情況，檢查防火防盜設施，確保了庫房溫濕度適宜，清潔衛生，檔案安全無霉變現象發生。　

　　三、完善制度，強化標準，努力提升檔案管理水平。

　　要建立檔案綜合管理工作體系。按照集中統一管理的原則，對所有的計劃統計，經營銷售，財務管理，人事（勞資）檔案與合同，基建檔案和黨、政、工、團工作等方面檔案，以及一些特殊載體檔案等都要實現集中管理。

　　要規范檔案管理操作流程。對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。

　　要重視檔案卷宗建設。針對一些不完整和資料不齊全的檔案卷宗，要大力收集與補充。對企業和單位內各級領導和地方政府的檢查指導資料、圖片，年度表彰取得的成績，獲得的榮譽，經濟運行的指標等成果進行收集整理歸檔。

　　要做好檔案統計工作，確保檔案統計報表呈報及時和準確完整。

　　要完善檔案管理制度。使檔案管理工作達到制度化建設和規范化管理，必須通過建章立制，狠抓落實。結合工作實際，制定檔案管理“八項制度”。第一，檔案管理人員工作制度。從管理員入手，狠抓實現管理嚴格規范到位；第二，檔案材料收集制度。材料的收集是一項繁雜而又瑣碎的工作，要求各部門，按一事一收集，一月一收集，一季度一收集，半年一收集，一年一總結歸檔的辦法，促進平時資料的收集工作到位，達到檔案管理的系統性和完整性要求；第三，檔案材料鑒別整理與核對歸檔制度。企業和單位應與當地檔案局達成長期協作關系，每年組織一次檔案鑒別與核對歸檔，幫助解決問題，促使檔案管理水平得到提升；第四，檔案查（借）閱制度。制定檔案查（借）閱審批表，一般性檔案由分管領導審批，重要檔案由主要領導審批，原則上無審批單不查閱，查閱不離室，不復印，不帶走。如因工作需要，須借走的，必須經主要領導簽字同意，并限定歸還時間，確保檔案資料不遺失、不丟失。第五，檔案保管與保護制度。檔案實行專人保管，專人負責。第六，檔案保密制度。檔案員要嚴守保密紀律，不得自帶檔案離開檔案室，不得隨意復印檔案，不得丟失檔案。第七，檔案定期銷毀制度。按時限規定需銷毀的檔案，必須嚴格按照先審批后銷毀的原則，多人監督共同銷毀，確保無一檔案流失。第八，檔案交接制度。檔案交接時，應做到“四個不交”，即：檔案目錄不清不交，檔案數量不清不交，檔案質量有問題不交，監交人不到位不交。通過建立健全各項規章制度，約束不規范行為，使檔案材料從收集、整理、鑒別、歸檔、借閱、轉遞、保管、保密等各環節都做到有章可循、有制可依，進一步提升了檔案管理工作水平。

　　四、立足自學，積極培訓，檔案管理隊伍綜合素質穩步提升。

　　為促使檔案管理人員的能力素質提高，提倡以個人自學為主，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升工作人員的業務素質與管理水平。同時，還要重視業務培訓工作，主要抓好兩個層面的培訓。第一個層面是檔案管理人員的業務能力培訓，主要采取到當地檔案館跟班學習，每年不少于兩個月時間，請檔案館的同志手把手地教著做，實現理論與實踐的有機結合；第二個層面，采取“請進來”的方式。把檔案館的老師請到單位來給全體干部職工進行檔案業務知識授課，讓大家都懂點檔案管理知識，更讓大家懂得如何高效利用檔案，充分發揮檔案的作用。

　　五、落實責任，獎懲分明，推進檔案管理工作有序開展。

　　企業和單位應將檔案管理工作納入員工過程化考核管理辦法，嚴格追究違規責任，通過對不遵守檔案管理各項規章制度，不執行借閱手續，違規使用檔案，出現檔案損毀，泄密或造成不良影響等違規行為實行扣分處理，以此來規范檔案管理的收集與使用行為，強化檔案規章制度的貫徹落實。對在系統檔案目標等級考核工作中表現突出、責任心強的員工進行表彰獎勵；對責任心不強，工作失誤造成損失的，給予相應處理，做到獎罰分明，大大調動員工的積極性與自覺性，使檔案管理工作水平得到較大的提升。