煙草在線專稿　　引：當今科技飛速發展的時代，以計算機為代表的信息化力量深深地影響了煙草企業各個方面，尤其對企業檔案管理工作提出了新的要求。借助企業信息化，檔案管理工作對煙草企業的意義更大。這項任務既是煙草企業近期檔案管理的工作目標，又是未來煙草企業檔案管理現代化、科技化的必由之路。

　　一、建立煙草企業檔案信息網絡平臺的意義　

　　煙草企業檔案信息化價值包括兩個方面：一個是檔案信息化對于內部檔案部門的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面，煙草企業檔案管理信息化對于煙草企業未來發展有深遠的意義，具體包括以下三個方面：

　　（一）煙草企業檔案管理信息化，促進了信息共享，是煙草企業滿足生存發展的需要。

　　在全球煙草市場激烈競爭條件下，煙草企業只有做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，才能為煙草企業的發展提供科學決策依據。通過檔案管理信息化，企業內檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業務工作實現信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現自動化、檔案數據訪問權限得到全安控制、檔案利用方式更加簡單方便，也從整體上提升了煙草企業信息化。在這樣的條件下，能促進檔案信息進行合理的開發和利用，是煙草企業生存與發展的重要保障。建立煙草檔案信息網絡平臺是適應煙草經濟高速發展的現實需要，也是走向全球煙草市場競爭的需要。

　　（二）提高檔案業務工作規范化程度

　　通過對煙草企業檔案管理工作流程的信息化改造，能夠發現現存工作流程中存在的不足，通過及時改進后從而有效提升檔案管理水平。一是將有利于檔案管理人員的檔案管理工作依據一定標準作業流程進行自然分解，也將極大地提升工作人員的工作規范化程度，降低工作人員崗位交接的管理和數據風險，為煙草企業知識資源的完整提供了有力保證。二是將日常檔案管理數據納入信息系統進行管理，只要完成了煙草基礎數據錄入，能促進文檔和檔案信息的透明性和共享，實現信息文檔和檔案數據統計分析的自動化、大大降低了工作人員的工作強度。

　　（三）提高檔案利用效率，降低管理成本

　　從煙草企業來講，檔案信息化管理是企業管理信息化的重要部分。煙草企業檔案信息化的建設將為煙草企業培養各類人才打下很好的基礎，也為煙草企業積累推進整體管理信息化的經驗，有利于煙草企業推進信息化管理提供了科學的參照方法。從而降低煙草企業的管理成本，煙草企業整體管理成本的降低，將為煙草企業創造新的利潤增長空間。通過對企業生產流程和管理流程中所必需的紙質材料和檔案進行電子化，有效節省了日常管理工作中的紙張等購買材料成本，也節省了庫房和文檔保管設備成本開支，更可節省因紙質檔案老化對其采取人工修復而產生的資金費用，從而大幅度減低紙質檔案的管理成本，也提高了煙草檔案信息利用效率，省去了許多麻煩。

　　二、煙草企業檔案管理信息化存在的不足和困難　

　　盡管近年來，我國煙草企業檔案管理工作不斷推進信息化，并取得了很大的成就，但是，毋庸諱言，還存在著許多不足和困難：

　　（一）煙草檔案管理信息化思想認識重視不夠。對于煙草檔案管理，個別煙草企業認為把檔案資料輸入計算機中就等于信息化管理了，以至于在實施信息化管理的過程中往往受到人為觀念的影響。而檔案管理信息化的結果是使煙草企業管理更透明，將為煙草企業日常管理工作打造一個全新的管理方式，促進煙草企業管理效率。但是，在現實管理的實踐中，很多檔案管理人員對于檔案管理信息化不去主動學習接受，缺乏相當的熱情。　

　　（二）缺乏檔案管理信息化建設長遠規劃，理論實踐結合不夠。從全國大范圍來講，由于我國多數企業正處在工業化和信息化進程中，尚未掌握完善的現代企業管理方法，煙草企業也不例外，對自身的發展戰略規劃缺乏考慮也是在所難免的。否則，如果不做好煙草企業檔案管理信息化推進規劃，將不利于煙草企業檔案管理早日實現信息化，這就直接影響到煙草企業檔案管理信息化建設的成功實施。　

　　（三）檔案管理信息化建設與煙草企業整體信息化有待融合。在推進檔案管理信息化建設過程中，煙草企業檔案管理信息化，作為煙草企業整體信息化戰略的一部分，沒有充分利用煙草企業各種信息化平臺，以降低檔案管理信息化建設成本。一些煙草企業檔案管理信息化系統、辦公自動化系統、核心生產系統由多個設計單位完成，各單位間數據的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統的低效運作，必然會造成個別企業在信息系統軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。　　

　　（四）部分煙草企業檔案信息化建設存在盲目性。由于部分煙草企業缺乏專業的研究信息化技術、流程建設隊伍，尤其在部分煙草企業中問題更加突出。在推進煙草企業信息化建設進程中，一些提供信息服務的專業公司盲目宣傳，導致部分煙草企業很難辨別哪些信息系統是真正有用的。在信息管理方案論證過程中，許多煙草企業對系統的需求分析也不夠，在實踐操作中，很難做到因地制宜，從煙草行業特殊性出發，使得所建的檔案管理信息化系統沒有因企業的個性而異，求大求全，存在脫離本企業的實際，缺乏針對性和實用性，在實踐中缺乏可操作性。　

　　三、做好煙草企業檔案信息管理開發需要采取的舉措

　　煙草企業要充分認識企業檔案管理信息化的意義和重要性的基礎上，注重檔案管理的科學性，精細化。這就要求煙草企業檔案工作者不僅要提高自身素質與能力，還需要煙草企業做好相關配套工作，以適應現代化企業檔案管理工作。為此，要從下面五個方面入手：　

　　（一）從思想上高度重視煙草企業檔案管理工作信息化

　　古人云：“往者不可諫，來者猶可追”，無論過去煙草企業思想重視與否，都顯得不那么重要了，重要的是，今后，在思想上，真正重視煙草企業檔案管理的信息化，畢竟思想上的重視是做好檔案管理信息化的基礎，具體包括幾個方面：一是提升超前意識，豐富檔案管理信息化內容。煙草企業檔案管理人員熟練掌握煙草企業的生產經營流程，熟悉煙草企業行業特色，了解卷煙制品的更新與發展的動態，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的檔案管理信息。二是優化煙草企業工作程序。第一，千方百計優化煙草檔案材料的征集范圍，制定詳實可靠的工作標準。第二，要盡量優化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細化和量化，使煙草檔案信息及時有效地傳遞煙草企業部門，為理順煙草企業管理服務。二是強化精通檔案管理信息化業務意識，不斷吸納新的檔案管理管理工作標準與要求。煙草企業檔案管理信息化業務學習要融會貫通，善于捕捉新的相關知識并適時地補充，以此來提高煙草企業檔案信息管理能力，在信息化的支撐下，不斷提高煙草企業檔案管理水平。　

　　（二）做好煙草企業檔案管理信息化規劃工作

　　古人云：“不謀萬世者，不足謀一時；不謀全局者，不足謀一域”。做好煙草企業檔案管理信息化工作，得需要一定的眼光，以煙草企業科學發展為中心，必須站在經營管理整體規劃高度，以全面和長遠發展的觀點來制定信息化建設的總體規劃，規劃應遠近結合，做好開篇布局工作。既要把握煙草企業檔案管理信息化發展的方向　又要把握我國煙草企業行業特征，著眼于企業長遠發展，建設檔案管理信息化系統工程。煙草企業領導決策層不僅實現觀念的轉變，充分認識檔案管理信息化建設的作用，還要明確檔案管理信息化建設的目標，認真抓好煙草企業管理信息化建設。檔案管理信息化作為煙草企業整體信息化建設的重要組成部分，煙草企業從上到下，從全局上權衡、協調、審定、決策及組織實施。煙草企業生產流程的信息化、管理的信息化、辦公信息化等與煙草檔案管理信息系統充分銜接，實現信息資源共享，最大限度地支持煙草企業的經營發展。　

　　（三）造就一批高素質的檔案管理信息化專業人才隊伍

　　煙草企業檔案工作者不僅具有良好的職業素養，還要掌握扎實的現代科技管理知識。隨著當今信息網絡技術的快速發展，企業檔案管理已由過去的勞動密集型轉為知識密集型工作，這要求管理者掌握堅實的現代管理科技知識，并要根據煙草企業需求提供大量的數據檔案信息。煙草企業都應當采取多種途徑和方法，盡可能為煙草企業檔案管理人員提供多的學習培訓機會，尤其重視以計算機網絡技術為代表的信息技術為核心，以不斷提高自身素養，有目的地培養和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，讓檔案工作人員系統地、全面地掌握信息化工作手段，也要求其涉獵現代化檔案管理知識，科學技術知識以及與檔案管理相關的法律知識等。同時，在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；以形成最佳的檔案管理信息人才配置機制。在日常工作管理上，千方百計增強檔案管理信息人員的活力，完善工作考核機制等。所以，信息化建設人才不僅需要深厚的檔案學基礎理論，更要掌握以計算機為代表的信息技術，讓兩者結合，加大工作創新力度，使煙草企業檔案信息化建設工作更上一層樓。

　　（四）煙草企業檔案管理信息化需要循序漸進，不可一蹴而就

　　古人云：“合抱之木，生于毫末；九層之臺，起于累土；千里之行，始于足下。”煙草企業檔案管理信息化應當是一個漸進的長期過程，不應一蹴而就，應根據自身特點和煙草行業特色，科學、合理地進行檔案管理信息化建設統籌安排，結合煙草企業發展短期、長期戰略目標，實施相應的煙草企業檔案管理信息化分步走策略，在系統開發資金方面滾動式投入，逐步積累逐步提升應用水平。煙草