煙草在線專稿　　引：規(guī)范是煙草行業(yè)發(fā)展的生命線，檔案資料是一個(gè)行業(yè)管理是否規(guī)范的有力證明，采購(gòu)工作作為煙草工作的一個(gè)重要組成部分，采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的規(guī)范管理直接反映了煙草行業(yè)的規(guī)范管理水平，因此，加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的規(guī)范管理，對(duì)行業(yè)的規(guī)范管理具有重要的意義。結(jié)合工作實(shí)際，筆者就如何提高采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的規(guī)范化管理水平談以下幾點(diǎn)意見：

　　一、要轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案資料的重視程度

　　煙草行業(yè)作為政企合一的國(guó)有壟斷企業(yè)，擁有卷煙經(jīng)營(yíng)的絕對(duì)權(quán)力，面臨著國(guó)家的嚴(yán)格調(diào)控和衛(wèi)生組織的強(qiáng)烈抵制，受到世界各方面人士的大力關(guān)注，特別是資金的使用，尤其倍受關(guān)注。馬克思說(shuō)過(guò)“絕對(duì)的權(quán)力，導(dǎo)致絕對(duì)的腐敗”，煙草企業(yè)使用的是國(guó)家的資金，而我們企業(yè)的員工使用的企業(yè)的資金，從某種意義上講，都屬于是“公款”，用公家的錢為公家辦事情，這就給我們提供了很多腐敗的機(jī)會(huì)，煙草企業(yè)員工要想保護(hù)自己清正廉明，避免腐敗，就必須利用規(guī)范來(lái)保護(hù)自己，而檔案資料是規(guī)范的有力證明，一個(gè)工程、一個(gè)項(xiàng)目，也許若干年后已不復(fù)存在，但檔案資料卻可以永久保存，只有真實(shí)完整的檔案資料，才能經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)，才能成為個(gè)人或企業(yè)永久的保護(hù)傘。

　　二、檔案資料要包括項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程

　　檔案資料是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的記錄，必須要包括項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程，至少應(yīng)包括以下幾方面的資料。

　　1、項(xiàng)目的審批資料

　　國(guó)家局要求所有萬(wàn)元以上的項(xiàng)目實(shí)行“能招盡招”，未實(shí)行招標(biāo)的項(xiàng)目必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，所以，我們必須從源頭上抓起，整理好項(xiàng)目的審批資料，完整的審批材料至少要包括年初制定的計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃制定的預(yù)算，在有計(jì)劃和預(yù)算的前提下，由實(shí)施部門提出申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)“三項(xiàng)工作”管理委員會(huì)研究后，擬定實(shí)施方案，并以會(huì)議紀(jì)要形式下發(fā)到各部門后，各部門方可按照批復(fù)的實(shí)施方式進(jìn)行實(shí)施。

　　2、確定供應(yīng)商的資料

　　如何確定供應(yīng)商是采購(gòu)項(xiàng)目的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，是一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程是否規(guī)范的有力證明，根據(jù)所采取采購(gòu)方式的不同，確定供應(yīng)商的資料要包括準(zhǔn)備、實(shí)施，確定三個(gè)階段資料，準(zhǔn)備階段是項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作，如招投標(biāo)的要發(fā)布招標(biāo)公告，制定標(biāo)書，審定標(biāo)書，發(fā)布標(biāo)書，接收投標(biāo)文件，答疑等；詢價(jià)比價(jià)的要發(fā)布詢價(jià)比價(jià)書，接收?qǐng)?bào)價(jià)書等；競(jìng)爭(zhēng)性談判的要選擇好參加談判的供應(yīng)商，擬定好談判文件等。實(shí)施階段是確定供應(yīng)商的依據(jù)，理由必須充分有說(shuō)服力，招投標(biāo)的要包括評(píng)標(biāo)的整個(gè)過(guò)程記錄，并擬定評(píng)標(biāo)報(bào)告書，詢價(jià)比價(jià)的要有詢價(jià)報(bào)告書，競(jìng)爭(zhēng)性談判的要有談判記錄和談判報(bào)告書。確定階段資料為發(fā)給供應(yīng)商的定標(biāo)文件，招投標(biāo)的為中標(biāo)通知書，詢價(jià)比價(jià)和競(jìng)爭(zhēng)性談判的為確定供應(yīng)商通知書。

　　3、簽訂合同和付款資料

　　合同必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核后才能簽訂，一是合同要經(jīng)過(guò)律師的審查并出具合同合法性審查意見書，二是合同要經(jīng)過(guò)審計(jì)、紀(jì)監(jiān)、政工、整頓等相關(guān)部門對(duì)合同的程序進(jìn)行審查，并出具合同程序?qū)彶橐庖姇?#xff0c;如果非法人代表簽訂的合同，還必須有法人代表的授權(quán)委托書。付款資料要包括報(bào)賬單、發(fā)票和轉(zhuǎn)賬憑證等資料。

　　三、檔案資料要包括公示的相關(guān)資料

　　采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施必須在實(shí)施過(guò)程的前中后分別發(fā)布事前、事中、事后公示，在采購(gòu)事項(xiàng)審批過(guò)之后在發(fā)布事前公示，確定供商后要發(fā)布事中公示，在付款之前要發(fā)布事后公示，公示必須寫明公示時(shí)間限制和聯(lián)系部門及電話，使項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程接受全體員工的監(jiān)督。

　　四、檔案資料要真實(shí)、規(guī)范

　　檔案資料作為活的項(xiàng)目檔案，必須真實(shí)記錄下整個(gè)過(guò)程，不能有任何涂改的現(xiàn)象，所有需要審批或簽署意見的地方必須署明意見并簽名，檔案資料的日期必須符合項(xiàng)目實(shí)施的邏輯順序，檔案規(guī)格必須和實(shí)物規(guī)格一致，檔案中數(shù)據(jù)不能有前后矛盾現(xiàn)象。同時(shí)，檔案必須有封面和目錄，要按照檔案資料的先后順序，一項(xiàng)一檔進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的規(guī)范美觀。