全面預(yù)算管理涉及到企業(yè)全部的業(yè)務(wù)管理單元，包括銷售、采購、財(cái)務(wù)、費(fèi)用分?jǐn)?、成本?jì)算等各方面。在選擇信息系統(tǒng)支持時(shí)，需要考慮必須具備以下條件：1、預(yù)算模型要能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化；2、由于各業(yè)務(wù)單元的廣泛參與，各單元的業(yè)務(wù)必須具備完善的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)管理功能；3、科學(xué)的流程支持，要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動分發(fā)和匯總；4、為實(shí)現(xiàn)管控和數(shù)據(jù)共享目的，必須建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺對每個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后的全過程管控。

　　江西煙草是行業(yè)內(nèi)最先實(shí)施“核算、資金、預(yù)算、資產(chǎn)”等四個(gè)子系統(tǒng)的單位，但由于各子系統(tǒng)的融合度不足，使得全面預(yù)算信息化建設(shè)仍停留在手工過程電子化階段。目前模式存在的問題是：

　　（1）子系統(tǒng)各自獨(dú)立，流程交錯(cuò)不清。全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)需要在四個(gè)子系統(tǒng)中分別進(jìn)行操作，各子系統(tǒng)之間存在融合度不高、流程不清晰、功能不完善、對分析數(shù)據(jù)支撐的作用不明顯等問題。

　　（2）缺乏全過程的痕跡化管理功能。目前對預(yù)算管理全過程的痕跡化管理，仍主要使用EXCEL電子表格軟件，原有的預(yù)算系統(tǒng)充其量只是個(gè)預(yù)算結(jié)果的填報(bào)與記錄系統(tǒng)，對預(yù)算數(shù)據(jù)不能有效進(jìn)行“自下而上、自上而下”的管理，且無法監(jiān)控各單位是否對預(yù)算實(shí)施了全過程的痕跡化管理，造成預(yù)算管理不到位隨意性大的問題，各業(yè)務(wù)部門也無法清楚的知道自己在預(yù)算管理中的角色和職責(zé)定位。

　　（3）數(shù)據(jù)未出一源。大量的EXCEL電子表格數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)取數(shù)差異大，造成財(cái)務(wù)人員工作量急劇上升。不僅工作效率不高，而且耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力核對差錯(cuò)，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)勞動的情況。

　　（4）管控功能無法實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)功能的不完備，使得預(yù)算的事前編制有據(jù)可依、事中控制流程規(guī)范及事后分析結(jié)果科學(xué)的目的無法實(shí)現(xiàn)。

　　針對現(xiàn)狀，2013年江西省局（公司）財(cái)務(wù)處與南昌市局（公司）共同啟動了《基于系統(tǒng)融合的預(yù)算流程中心平臺研究與應(yīng)用》的科技創(chuàng)新項(xiàng)目研究。省局（公司）明確提出了實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算“流程可視、操作可控”的管控融合工作目標(biāo)，項(xiàng)目組通過引入基于系統(tǒng)融合的全面預(yù)算系統(tǒng)管理理念，研究如何通過重新搭建預(yù)算管理流程中心，完善各業(yè)務(wù)單元的流程管理，對系統(tǒng)應(yīng)用功能進(jìn)行有效融合，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的功能節(jié)點(diǎn)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效對接，形成界面統(tǒng)一、流程清晰、數(shù)據(jù)共享及應(yīng)用更加方便的管理平臺。從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，較大地提高了預(yù)算控制和過程管理的工作效率，并在避免人為主觀因素的影響、預(yù)算工作的系統(tǒng)流程控制、預(yù)算數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性等方面，作了重要的理論探討和現(xiàn)實(shí)摸索，為江西煙草全面預(yù)算信息化管理工作未來的發(fā)展提供了有力地支持。

　　一、系統(tǒng)開發(fā)理念與管理思想的碰撞是開啟全面預(yù)算信息化建設(shè)和精細(xì)化管理的前提條件。

　　為將設(shè)想付諸實(shí)施，項(xiàng)目組在2013年十月份組織召開了全省預(yù)算系統(tǒng)研討會，與全省系統(tǒng)內(nèi)各直屬單位就預(yù)算系統(tǒng)亟待改進(jìn)的約70個(gè)問題充分進(jìn)行交流探討，尋求最佳解決方案。同時(shí)，向合作單位廈門用友煙草軟件公司提出改進(jìn)需求，為使改進(jìn)意見準(zhǔn)確傳遞，我們制作完成了信息平臺搭建流程圖和需求文檔，通過系統(tǒng)模擬操作觀察到每個(gè)業(yè)務(wù)單元管理權(quán)限和過程、上傳下達(dá)的過程控制和效果分析。

　　通過為期半年的意見建議征詢和反復(fù)溝通交流，最終形成統(tǒng)一的系統(tǒng)開發(fā)方案，確定了“項(xiàng)目、資產(chǎn)、費(fèi)用三條主線的預(yù)算系統(tǒng)管控思路”及“在預(yù)算管理平臺上將兩級組織、三類機(jī)構(gòu)、六類角色等管理要素在職責(zé)、權(quán)限、流程操作上，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和規(guī)范”等主要管理思想，為創(chuàng)新項(xiàng)目后續(xù)推進(jìn)奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

　　二、突出解決問題，“四面”構(gòu)建平臺。

　　為將創(chuàng)新思路“變現(xiàn)”，工作人員從解決問題入手，著眼于建立簡潔、規(guī)范、易操作、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理平臺，針對主要問題從四個(gè)方面加以改進(jìn)：

　　（1）建立適合流程中心平臺模式的預(yù)算管理全流程設(shè)計(jì)。

　　有效的管理流程，不僅能通過監(jiān)管降低成本，而且對資金安全和財(cái)務(wù)管理行為規(guī)范會起到?jīng)Q定性作用。搭建包含部門職責(zé)、歸口管理、預(yù)算上報(bào)、批復(fù)下達(dá)的全過程控制框架，使得年度預(yù)算編制、中期預(yù)算調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算分析報(bào)表等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)管理流程，促進(jìn)各單位遵照統(tǒng)一的預(yù)算管理工作模式進(jìn)行操作，體現(xiàn)“有預(yù)算方可列支”的管理要求，提高全員預(yù)算意識，實(shí)現(xiàn)對預(yù)算工作的有效控制和過程的精細(xì)化管理。

　　（2）建立數(shù)據(jù)共享的流程中心工作平臺。

　　實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享是整個(gè)預(yù)算管理平臺設(shè)計(jì)的核心工作，通過各個(gè)系統(tǒng)的管理協(xié)同功能，解決各部門在預(yù)算管理過程中的協(xié)作困難和重復(fù)勞動的問題，實(shí)現(xiàn)“數(shù)出一源”，提高預(yù)算管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，避免公司內(nèi)部資源的大量浪費(fèi)。

　　（3）實(shí)現(xiàn)定額預(yù)算管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)管理制度在系統(tǒng)中的融入設(shè)計(jì)。

　　原有的系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)定額預(yù)算管理與制度的融合，新的平臺實(shí)現(xiàn)定額預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定與手工錄入的有效結(jié)合，對重點(diǎn)費(fèi)用的管理和控制能夠按照既定的流程進(jìn)行，從而保障預(yù)算編制的科學(xué)性、規(guī)范性及準(zhǔn)確性，通過預(yù)算對成本費(fèi)用實(shí)現(xiàn)進(jìn)行日常監(jiān)管的目的。

　　（4）提供預(yù)算分析的數(shù)據(jù)支持。

　　通過IT環(huán)境下操作平臺的融合管理，實(shí)時(shí)獲得動態(tài)數(shù)據(jù)，各部門均能按照各管理需求，進(jìn)行預(yù)算編制的歷史數(shù)據(jù)支持，預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時(shí)分析控制，及時(shí)進(jìn)行差異對比分析，以便采取相應(yīng)的調(diào)整措施，提高預(yù)算執(zhí)行率。

　　三、先行先試創(chuàng)新，實(shí)踐磨合挺進(jìn)

　　管理創(chuàng)新的核心思想和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)需要實(shí)踐來檢驗(yàn)是否可行。在我們與用友煙草軟件公司共同完成預(yù)算流程設(shè)計(jì)及預(yù)算編制環(huán)節(jié)的平臺軟件開發(fā)工作之后，全面正式進(jìn)入試運(yùn)行。

　　通過現(xiàn)場運(yùn)行，基本達(dá)到了以下三個(gè)方面的應(yīng)用效果：

　　（1）實(shí)現(xiàn)了操作簡潔、條理清晰的操作感覺。

　　入口設(shè)計(jì)簡潔。系統(tǒng)平臺各模塊標(biāo)準(zhǔn)化流程和定義的設(shè)計(jì)，使得使用系統(tǒng)的人不再無所適從，不知道從哪個(gè)入口進(jìn)去。我們不僅明確區(qū)分了“項(xiàng)目、資產(chǎn)、費(fèi)用”三條主線的預(yù)算系統(tǒng)入口，還根據(jù)各部門、各崗位的管理需求、工作權(quán)限個(gè)性定制系統(tǒng)控制規(guī)則，讓進(jìn)入系統(tǒng)的操作的人員，可以按照“所見即所得的流程中心入口”進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的操作，并且他們有權(quán)限執(zhí)行的流程節(jié)點(diǎn)呈點(diǎn)亮狀態(tài)，無權(quán)限執(zhí)行的呈灰暗狀態(tài)，讓操作人員很直觀的知道，自己怎么進(jìn)入系統(tǒng)，怎樣進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。

　　菜單設(shè)計(jì)簡潔。將原有的10個(gè)功能主菜單簡化為5個(gè)主菜單，分別為基礎(chǔ)設(shè)置、預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算查詢、預(yù)算報(bào)表，涉及需要查詢的數(shù)據(jù)集中在一個(gè)菜單中體現(xiàn)。而預(yù)算的年初報(bào)表、批復(fù)報(bào)表、調(diào)整報(bào)表、批復(fù)調(diào)整報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行報(bào)表、特殊調(diào)整報(bào)表，整合成一個(gè)報(bào)表類型的條件查詢。這些功能的整合極大滿足了管理需求，又能得到直觀的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比和參照。

　　系統(tǒng)操作簡潔。這不僅是推動全員參與預(yù)算管理，全面推進(jìn)預(yù)算管控落地應(yīng)用的核心重點(diǎn)，也是在整個(gè)創(chuàng)新項(xiàng)目中花最多時(shí)間和精力做的一件事，如何減少操作人員的工作強(qiáng)度，提高效率，如何讓系統(tǒng)能為預(yù)算管理乃至整個(gè)財(cái)務(wù)管理服務(wù)是這個(gè)設(shè)計(jì)過程中需要完成的任務(wù)。工作人員根據(jù)系統(tǒng)特性，提出很多使操作更加簡潔的方法，例如在預(yù)算執(zhí)行查詢中，總賬數(shù)據(jù)也同步顯示出來，直觀地反映出總帳與預(yù)算執(zhí)行數(shù)的差異，以便查詢?nèi)藛T及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，進(jìn)行調(diào)整；每一個(gè)預(yù)算周期開始都要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置，指標(biāo)分配部門權(quán)限工作量大且重復(fù)。我們需要將上年度的基礎(chǔ)設(shè)置直接過渡到下一個(gè)預(yù)算周期，允許修改設(shè)置，既可以減輕工作量，又可以避免出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤；改進(jìn)批量復(fù)制功能，既可以批量復(fù)制，又可以批量修改；預(yù)算編制或調(diào)整的過程中，增加輔助查詢的功能，能夠在同一個(gè)界面中看到這個(gè)指標(biāo)的年初預(yù)算和執(zhí)行情況，更有利于在系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整等等，這些設(shè)計(jì)雖然感覺調(diào)整很小，但使系統(tǒng)的適用性大大增強(qiáng)了，工作效率得到了有效的提高。

　　（2）在系統(tǒng)平臺上，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的組織架構(gòu)和管理流程，體現(xiàn)了預(yù)算管理的組織原則及協(xié)同作業(yè)的核心思想。秉承“管控融合”的重要原則，系統(tǒng)在整體框架上，完成了以預(yù)算管理業(yè)務(wù)主流程為主線，將多層級、多歸口部門的組織架構(gòu)、審批權(quán)限和程序融入流程。預(yù)算編制部門、歸口管理部門、預(yù)算辦公室等相關(guān)操作人員，只需在集中的系統(tǒng)界面中，按系統(tǒng)展示的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行預(yù)算管理的標(biāo)準(zhǔn)流程操作，即可實(shí)現(xiàn)對管理職責(zé)和流程的管理。這種通過