在數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮中，遼寧省阜新市煙草專賣局（公司）以“守正創(chuàng)新”為核心理念，自主研發(fā)“數(shù)字化檔案分件工具”，依托該項(xiàng)創(chuàng)新成果，推動(dòng)檔案管理智能化、高效化，開啟了阜新市局（公司）檔案管理從傳統(tǒng)向數(shù)字化的跨越式變革。 ?

智能工具破局：效率與精準(zhǔn)雙提升

針對傳統(tǒng)檔案管理依賴人工分類檢索、耗時(shí)耗力且易出錯(cuò)的難題，阜新市局（公司）直擊痛點(diǎn)，推出“數(shù)字化檔案分件工具”，并于2024年成功獲得軟件著作權(quán)。

“數(shù)字化檔案分件工具”依托系統(tǒng)算法，精準(zhǔn)解析Excel中的檔號、頁數(shù)信息，自動(dòng)判斷每個(gè)檔案文件需分成的圖片數(shù)量，并精準(zhǔn)分配到對應(yīng)文件夾。

市局（公司）檔案管理人員借助“數(shù)字化檔案分件工具”，只需通過三步操作——選擇源文件、目標(biāo)路徑及關(guān)聯(lián)Excel目錄，即可實(shí)現(xiàn)檔案的批量處理與智能分類，效率提升約80%。

標(biāo)準(zhǔn)為綱：打造數(shù)字檔案“精品工程”

數(shù)字化轉(zhuǎn)型絕非簡單“數(shù)字化”，質(zhì)量把控是關(guān)鍵。阜新市局（公司）以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》為準(zhǔn)則，從設(shè)備管理到數(shù)據(jù)驗(yàn)收推行全程標(biāo)準(zhǔn)化。

市局（公司）設(shè)立專職監(jiān)督崗，對檔案出入庫、掃描精度、圖像清晰度等環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)核查。堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化場所高清監(jiān)控24小時(shí)運(yùn)行，工作人員需通過保密培訓(xùn)并簽署協(xié)議后方可上崗。同時(shí)，對數(shù)據(jù)采取加密存儲(chǔ)，切實(shí)筑牢信息防火墻。

（圖為阜新市局（公司）工作人員進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。）

“質(zhì)量是檔案數(shù)字化的生命線。我們要以‘工匠精神’打磨好每一份數(shù)字檔案。”阜新市局（公司）分管領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)。 ?

資源庫賦能：從“沉睡檔案”到“智慧資產(chǎn)”

通過“存量數(shù)字化、增量電子化”雙軌并行，阜新市局（公司）建成覆蓋1984-2023年的數(shù)字檔案資源庫，涵蓋文書檔案1737卷、3695件，圖片超4.4萬張。“數(shù)字化檔案分件工具”的應(yīng)用，有效改變了檔案利用模式，實(shí)現(xiàn)秒級檢索，輸入關(guān)鍵詞即可調(diào)取文件，并支持在線預(yù)覽、打印，查檔時(shí)間從小時(shí)級縮至分鐘級。“以前查檔就像‘大海撈針’，現(xiàn)在動(dòng)動(dòng)手指就能搞定！”業(yè)務(wù)部門員工對此贊不絕口。

“數(shù)字化轉(zhuǎn)型沒有終點(diǎn)。”下一步，阜新市局（公司）將繼續(xù)加強(qiáng)電子公文單套制歸檔接收工作，并加大數(shù)碼照片、音視頻等原生電子檔案接收力度，做到“應(yīng)歸盡歸”。阜新市局（公司）辦公室負(fù)責(zé)人介紹說。

以數(shù)字為筆，以創(chuàng)新為墨，阜新市局（公司）將不斷為檔案管理注入新動(dòng)能，書寫檔案管理現(xiàn)代化的新篇章，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)“數(shù)字底座”。