在卷煙制造生產鏈中，備件看似不起眼，卻扮演著保障生產的重要角色。

近年來，福建中煙廈門煙草工業(yè)有限責任公司將備件管理作為提升基礎管理工作的重要一環(huán)，從人、財、物視角進行系統思考、積極探索，多維度開展風險識別，重塑基于“規(guī)范化、精細化、信息化”三位一體的備件管理框架和業(yè)務流程，從規(guī)范管理屬性、優(yōu)化庫存結構、轉變采購模式、推進數字化轉型四方面著手，對備件進行全生命周期管理和風險防控，努力探尋備件成本和價值效能之間的“最優(yōu)解”。

明確標準 嚴把流程節(jié)點

“管理備件就像經營一家大型雜貨鋪，‘商品’種類繁多、材質各異，數量多達幾萬種，從策劃、需求、采購到倉儲、使用、報廢都需要精心打理，稍有疏忽便可能引發(fā)資金積壓、生產延誤等問題。”在廈門煙草工業(yè)公司副總經理張可洲看來，以風險防控為基，以流程制度為綱，不斷優(yōu)化完善備件管理工作，勢在必行。

2023年初，廈門煙草工業(yè)公司建立了一支由裝備技術部及卷包、制絲、動力、物流四大車間相關專業(yè)人員組成的備件管理團隊，以項目化方式重新梳理流程制度，從人的不安全行為、財產的管控風險、物與賬的一致性三個維度出發(fā)，精準識別備件全流程管理風險點，形成26個風險指標，為備件管理裝上了“智能報警器”。同時，他們明確角色職責、優(yōu)化管理框架，出臺相關管理制度和防控文件，為備件管理工作規(guī)范有序開展提供了清晰路徑和可衡量的尺度。

在源頭端，團隊通過職能分離、規(guī)范培訓、互相監(jiān)督、層層審批，規(guī)避屬性填報不規(guī)范、虛報采購需求導致的領用和實際使用數量不匹配等風險。“比如在屬性管理上，我們在四大車間設置了屬性管理專員，該人員不能兼任備件申報人員，屬性管理專員和備件申報人員不能參與備件領料工作，以確保申報、領用、儲存、使用分離。我們還重設屬性審批流，實現不同車間由不同專業(yè)人員審批的分流審批制度?！毖b備技術部員工許靜純如是說。

對于備件的規(guī)范使用和報廢，團隊也有自己的一套辦法：設計三級分級防控管理模式，結合自主開發(fā)的備件二維碼系統，在做好日常檢查和過程監(jiān)督的基礎上，聯合財務、審計部門每月對備件使用情況進行監(jiān)督檢查；在簡道云上開發(fā)報廢管理小程序，車間拍照上傳下機備件，按流程進行審批報廢。

一系列規(guī)范、嚴謹的流程制度設計，為備件管理筑起了一道堅固防線。

過程監(jiān)控 “碼”上掌握狀態(tài)

過程監(jiān)控是確保備件管理流程順利進行的關鍵環(huán)節(jié)。在廈門煙草工業(yè)公司，傳統的線下記錄方式讓備件出庫使用流程繁瑣且不及時，事后補單和流轉過程不明確、不清晰成為制約管理效率的瓶頸。

2023年10月，一套二維碼管理系統讓這一“老大難”問題得到了圓滿解決。該系統為每一個備件下發(fā)了“身份證”，只需手機一掃，使用時間、使用人員、使用數量、下機處理等流動軌跡和狀態(tài)一目了然，實現了備件出庫后全生命周期實時監(jiān)控，管理變得更加透明、高效。

研發(fā)該系統是對備件管理條線員工的考驗。面對近200萬元的委外設計費用，他們果斷決定：自己干！裝備技術部和信息技術部牽頭，協同四大車間信息員組建開發(fā)團隊，利用業(yè)余時間，深入挖掘每個出庫步驟的場景需求，從PDA設備選擇到二維碼設計再到審批監(jiān)督流程改造，每一個細節(jié)都不放過。

新系統需要車間倉管員進行一系列信息導入導出工作，如何最大程度減少過程中的差錯，成了系統開發(fā)過程中一塊難啃的骨頭。“我們花了大量時間梳理疊加業(yè)務流程，開發(fā)出防呆防差錯功能，利用代碼規(guī)則替代原有的人工操作，并配合大量校驗確保導入數據的準確性?！遍_發(fā)團隊成員、裝備技術部員工陳哲介紹。

經過兩個多月的精心打磨，團隊最終成功開發(fā)出備件二維碼管理系統。系統上線試運行后，團隊持續(xù)跟蹤，不斷迭代更新：將二維碼使用從PDA延展到手機端小程序，新增超期報警和下機備件處置功能，基于Quick BI可視化工具開發(fā)系統功能報表……每一次升級都是對使用便利性、數據統計分析精準性的不懈追求。

這一創(chuàng)新成果得到福建中煙工業(yè)有限責任公司高度認可，陸續(xù)在全省卷煙工業(yè)系統內其他直屬單位推廣使用。目前，開發(fā)團隊正在進行系統二期改造，將系統從出庫端延展到入庫端，實現對供應商、備件質量的溯源，并嘗試基于系統累積數據進行建模分析，助力輔助采購決策，不斷提升設備運維水平。

開源節(jié)流 精準創(chuàng)新創(chuàng)效

在精益生產降本增效的背景下，備件管理團隊堅持“不花一分冤枉錢”的理念，不斷提升精益管理水平。

經過敏銳的市場分析，備件管理團隊決定探索新的采購策略，將傳統線下供應商庫采購轉變?yōu)榫€上平臺網絡直采，充分挖掘優(yōu)質供應商，在持續(xù)提升采購質效的同時降低廉政風險。

庫齡結構不合理導致資金積壓，一直以來都是廈門煙草工業(yè)公司備件管理的痛點。為此，備件管理團隊組織對庫存?zhèn)浼M行了多輪次、分階段盤點，摸清庫存底數，并按在庫時間進行了全面系統的庫齡分析，形成詳細的庫齡結構清單，各車間依照清單查驗、反饋備件實際使用和報廢情況，備件管理團隊進行信息復查，再聯合財務、審計部門到現場進行最終確認。

“對于長庫齡備件，我們會要求車間說明未用原因，做好專項項修、深入維修等計劃，督促上機使用?！毖b備技術部員工林孟琰表示，這樣既可以提高設備運行精度，也可以有針對性地消化備件庫存。

同時，他們還通過考核指標、積分獎勵等方式鼓勵車間維修人員對下機備件進行回收加工再利用，最大限度發(fā)揮廢舊件的“剩余價值”。

“這個件修修估計還能用……”在制絲車間，維修團隊一有空便在下機備件中“淘寶”，從機械構造與電氣系統兩大維度甄別可循環(huán)再利用的備件。

“別小看這些‘斤斤計較’，不僅能壓縮備件采購維修成本、提高維修效率，還能培養(yǎng)維修團隊的業(yè)務技能?！敝平z車間副主任李楠說。他們對下機備件進行保護性拆解作業(yè)，讓許多廢舊備件“重獲新生”，廣泛應用于設備日常維護和自主改造項目中。

在此基礎上，今年6月開始，他們在四大車間推行組件修舊利廢模式?！霸O備某個組件發(fā)生故障時，以往的做法是停機進行現場拆卸修理。為了盡量避免生產中斷，我們鼓勵維修人員將預先修復好的廢舊組件作為臨時替代品安裝到設備上，確保短時間內生產線恢復運轉?！绷置乡f，這種靈活的策略給維修團隊更加充裕的時間，細致檢查和診斷故障組件問題并加以解決。

不管是流程制度的完善，還是管理行為的改變，抑或是數字化手段的運用，都成為廈門煙草工業(yè)公司持續(xù)深化備件管理的重要助推力。截至目前，企業(yè)備件庫存金額同比下降了29.5%，其中庫齡10年以上備件的庫存金額下降了98%。

“下一步，我們將加大長庫齡備件的二次消化力度，建立完善指標考核和責任追究制度，以數據指導精細化采購和庫存管理，持續(xù)推進備件成本控制和資源優(yōu)化配置，為企業(yè)生產經營平穩(wěn)運行提供有力保障。”張可洲表示。