煙草在線專稿　　煙草的檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實記錄，是行業(yè)的寶貴財富。檔案工作是行業(yè)整體工作的基礎性工作，搞好新時期的檔案工作，對煙草的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。筆者以一個從事基層檔案管理人員的眼光，從提高人員素質(zhì)和服務意識，檔案工作信息化、標準化、規(guī)范化的角度，對如何促使煙草檔案管理工作上水平作了探討。

　　檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。煙草的檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實記錄，是行業(yè)的寶貴財富。檔案工作是行業(yè)整體工作的基礎性工作，搞好新時期的檔案工作，對煙草的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。檔案與管理相輔相成密不可分，檔案完善了企業(yè)管理的內(nèi)在質(zhì)量，是企業(yè)基礎管理的重要組成部分，檔案管理水平高低又是衡量企業(yè)管理水平的重要標志。

　　但就目前筆者所在的縣局的檔案管理現(xiàn)狀來說，還存在不少的問題：

　　一是人員配備不合理。按檔案管理現(xiàn)行辦法，每個縣局要配備一名專職的檔案管理員，但就筆者所了解的幾個縣局，都是辦公室文秘兼職檔案管理。辦公室文秘本身事務繁多，無法分出更多的精力來對搞好檔案管理工作，導致部門立卷、歸檔不到位。而且大部分縣局兼職檔案人員由對每年形成的歸檔材料不是親自參與整理，而是請外單位檔案人員集中整理，這無疑會給檔案的保密性和查找?guī)砺闊?#xff0c;再加上文秘崗位流動性大，也不利于檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

　　二是管理員知識結構不合理。縣局檔案管理員一般為半路出家，鮮有檔案管理專業(yè)出身的，專業(yè)化程度不高，而現(xiàn)行檔案管理工作不僅要求管理員懂得一些現(xiàn)代的信息化知識和計算機應用技術，更要熟知檔案管理工作的專業(yè)知識。但就當前來看，基層縣局檔案管理人員學歷專業(yè)不對口現(xiàn)象較為嚴重，導致檔案整理、管理不是很規(guī)范，特別是檔案的目錄索引不全，致使在需要時不能很快的找到相關檔案，不能很好地為煙草企業(yè)工作服務。

　　三是現(xiàn)代化管理方式?jīng)]有普及。縣局檔案室雖然在硬件上配備了電子消毒柜、溫濕度監(jiān)控器、除濕器等現(xiàn)代檔案管理用品，卻在檔案的收集、整理、編目、檢索上卻采用手工操作，嚴重與現(xiàn)代檔案管理理念脫節(jié)，而且檔案室很少用計算機和檔案管理系統(tǒng)，導致查找速度慢、使用頻率低，統(tǒng)計困難，不利于收集、使用和開發(fā)。

　　四是檔案收集不全、服務意識不強。縣局檔案室目前一般只注重文字檔案的收集，卻忽視電子、聲像、實物檔案資料的收集，影響了煙草檔案的系統(tǒng)性和完整性，也和現(xiàn)代化檔案管理理念不符。并且縣局在煙草檔案的管理上，重保管輕利用，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為為煙草管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

　　在信息化時代，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度的實現(xiàn)信息資源的共享，已成為一種時代趨勢。也給煙草檔案管理提出了更高的要求，以上幾個問題的存在，已嚴重制約煙草檔案管理水平的提升，筆者試從以下幾個方面進行探討：

　　一是加強培訓，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

　　縣局要組織對檔案管理人員的專業(yè)培訓，針對性的對檔案管理員進行機關檔案管理的有關規(guī)定，文書、會計、專賣、基建、聲像、實物檔案的收集、整理、保管，以及電子文件的歸檔與整理和檔案信息資源的開發(fā)與利用等業(yè)務知識的培訓。通過培訓，使他們充分認識到檔案在工作中的重要性，增強企業(yè)檔案管理人員的責任心，進一步提高企業(yè)檔案管理人員的服務意識、安全意識和創(chuàng)新意識，為規(guī)范企業(yè)檔案管理，提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)和能力打下堅實的基礎。

　　二是加強檔案基礎工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化。

　　一是做好文書處理工作，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，文秘人員要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的人口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。二是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。三是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。四是要注意有效地維護卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住卷宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整、又不龐雜。

　　三是加快檔案工作信息化進程。

　　首先是借助計算機和檔案管理軟件，對現(xiàn)有檔案實行整理、著錄、入庫工作，逐步實現(xiàn)檔案文件及目錄機檢，同時要積極推進那些內(nèi)容重要、容易受損、利用頻率高和珍貴、重要檔案的數(shù)字化進程，把其轉化為電子文檔，并做好備份，實現(xiàn)永久保存，提高檔案利用率。其次是電子文件歸檔與電子檔案管理。檔案管理不再局限于紙質(zhì)文檔，電子文檔應當按索引存入計算機硬盤，并刻光盤備份，加快電子文檔管理，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導，保證歸檔電子文件完整、有效、真實。從而實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案利用服務水平。　

　　四是強化服務，最大限度發(fā)揮檔案作用。

　　首先，檔案管理人員要及時準確地掌握利用者的需求情況，由過去“坐等調(diào)卷”的被動服務轉變?yōu)槊嫦蛉w的主動服務，檔案工作人員要充分熟悉室藏檔案。熟悉室藏檔案，就是要熟悉檔案室保存的檔案內(nèi)容、成分、數(shù)量以及庫房存放位置，熟悉每一種檔案的具體整理情況和有機聯(lián)系，熟悉每一類檔案的利用價值。只有這樣，檔案工作人員才能做到有的放矢、機動靈活地提供準確、系統(tǒng)、完整的檔案，滿足使用者的需求。其次檔案工作人員要靈活機動地拓寬服務范圍，積極主動地參與各種重大活動，在準確、及時提供檔案利用的同時，積極主動地收集重要的文件材料，使一些重要的檔案材料及時歸檔，讓寶貴的歷史資料在構建和諧煙草中充分發(fā)揮它的重要作用，為煙草行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務。

　　總之，只有不斷強化檔案工作的服務意識和創(chuàng)新意識，不斷加強檔案基礎業(yè)務建設和檔案數(shù)字化、標準化建設，加強對各類檔案的收集整理和開發(fā)利用，檔案綜合管理工作才能上水平，才能更好的為煙草的可持續(xù)發(fā)展服務。