煙草在線專稿　　引：采購過程是公司生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，是決定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)。由于企業(yè)的特殊性，加之采購規(guī)范要求越來越高，采購涉及部門多、采購環(huán)節(jié)復(fù)雜，無形中加大了采購審計(jì)工作量和工作難度，如何更好地對采購過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，已經(jīng)越來越引起公司高層的重視。進(jìn)行采購審計(jì)，是加強(qiáng)采購資金管理，提高企業(yè)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。在多年從事采購全過程審計(jì)監(jiān)督過程中，發(fā)現(xiàn)一些不容忽視并亟待解決的問題。　

　　一、采購審計(jì)的內(nèi)涵

　　采購審計(jì)就是采購過程中各個(gè)環(huán)節(jié)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估與審計(jì)。對采購審計(jì)的要求和內(nèi)容從過去的查錯(cuò)糾弊轉(zhuǎn)向了現(xiàn)在的風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)，即在對整個(gè)采購過程審計(jì)的同時(shí)，重點(diǎn)放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險(xiǎn)上。　

　　二、采購審計(jì)中存在的主要問題及原因分析

　　近年來，規(guī)范的要求越來越高，隨著規(guī)范文件的相繼出臺，制度內(nèi)容及要求更新頻繁，導(dǎo)致了新舊制度之間前后矛盾、宣貫學(xué)習(xí)滯后、理解掌握偏差等客觀問題的出現(xiàn)，具體表現(xiàn)在采購管理制度有待進(jìn)一步完善；采購管理及審計(jì)人員對采購法規(guī)的學(xué)習(xí)有待加強(qiáng)；采購審計(jì)人員與各方的溝通協(xié)調(diào)有待加強(qiáng)；采購全過程監(jiān)管有待進(jìn)一步加強(qiáng)；采購后續(xù)審計(jì)整改力度有待加強(qiáng)。

　　三、對策與建議

　　（一）進(jìn)一步建立和完善采購管理制度

　　要想做好采購審計(jì)，側(cè)重點(diǎn)還是放在制度管理上，只有嚴(yán)抓管理才是根本。近年來，已相繼出臺了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》、《中華人民共和國政府采購法》等30多個(gè)法規(guī)規(guī)章及政策文件，企業(yè)也陸續(xù)出臺了《采購管理辦法》、《五種采購方式程序規(guī)范》、《物資采購宣傳促銷管理委員會(huì)工作規(guī)則》等一系列采購規(guī)范性文件。

　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，借鑒政府采購工作中的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善相應(yīng)的制度和實(shí)施辦法，提高其實(shí)用性及效益性，規(guī)范物資采購行為。如：制定供應(yīng)商管理辦法，對如何定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，如何定義體質(zhì)及劣質(zhì)，過期限優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商如何繼續(xù)入選企業(yè)供應(yīng)商庫，劣質(zhì)供應(yīng)商如何及時(shí)淘汰，有更好的供應(yīng)商如何吸納等具體辦法可制度化予以明確，可避免導(dǎo)致制度漏洞引起的操作不便等情況的產(chǎn)生。

　　（二）重視采購法規(guī)的學(xué)習(xí)，做到有的放矢

　　采購過程審計(jì)還處于初級階段，采購管理及內(nèi)部審計(jì)人員也有一個(gè)適應(yīng)過程。要切實(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)工作，根據(jù)過程審計(jì)的特點(diǎn)，涉及的知識面比較多。除政治素質(zhì)外，業(yè)務(wù)上需要學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識以外的更多的東西，比如要看得懂原始資料，要有一定的經(jīng)營銷售知識、法律知識，要對所采購物資的性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等有一定的了解等。

　　為確保將物資采購審深、審?fù)?#xff0c;采購管理及審計(jì)人員一定要透徹掌握物資采購涉及到的國家法律法規(guī)，對每一項(xiàng)條文認(rèn)真梳理、分析。根據(jù)法規(guī)規(guī)定對行業(yè)政策、采購內(nèi)容、采購方式、采購組織形式等做到初步掌握，再對照本單位組織采購實(shí)際采用的方式、形式、內(nèi)容等查找異同。為順利實(shí)施采購審計(jì)打下基礎(chǔ)、找好靶心，并舉一反三。采購管理及內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)具有物資采購管理及招投標(biāo)工作的相關(guān)專業(yè)知識，熟悉相關(guān)法律、法規(guī)、政策和組織內(nèi)部有關(guān)規(guī)定，掌握物資采購內(nèi)部控制原理，了解組織物資采購現(xiàn)狀和外部環(huán)境的變化。　

　　（三）加強(qiáng)審計(jì)人員與各方的溝通協(xié)調(diào)能力　　

　　進(jìn)一步加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通。一是吃透上級采購文件精神，關(guān)鍵條款內(nèi)容及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。二是吃透上級采購會(huì)議精神，相關(guān)重點(diǎn)內(nèi)容及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。三是吃透上級采購培訓(xùn)要點(diǎn)并及時(shí)報(bào)告，為執(zhí)行打好基礎(chǔ)。

　　進(jìn)一步加強(qiáng)與各相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)。一是加強(qiáng)與采購管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對行業(yè)新下發(fā)的采購制度共同學(xué)習(xí)研討，并根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況，及時(shí)配合修訂完善公司采購管理制度，日常審計(jì)監(jiān)督時(shí)就關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以提醒，以達(dá)到共識。二是加強(qiáng)與各采購部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對采購流程重點(diǎn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)及時(shí)提醒，對采購文件及合同內(nèi)容有效溝通。三是加強(qiáng)與驗(yàn)收管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對驗(yàn)收程序、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及時(shí)溝通提醒。

　　（四）重視審計(jì)內(nèi)容的確定，確保全面性

　　全面確定被審計(jì)對象。采購是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及部門多、范圍廣，不能僅將其中的需求部門視為被審計(jì)對象，要注意將采購管理部門、供應(yīng)商及采購部門全部納入審計(jì)范圍，尤其是代理機(jī)構(gòu)和供應(yīng)商，不能因?yàn)槭巧鐣?huì)企業(yè)就把他們從審計(jì)中割裂出去。　

　　科學(xué)確定審計(jì)重點(diǎn)。按照采購的流程順序，大致包括以下七個(gè)審計(jì)重點(diǎn)。　

　　（1）采購機(jī)構(gòu)設(shè)置合法性：審查采購管理機(jī)構(gòu)與執(zhí)行機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，是否分別設(shè)立；管理機(jī)構(gòu)是否按照行業(yè)有關(guān)規(guī)定，制定了適應(yīng)公司實(shí)際的相關(guān)制度并做到了嚴(yán)格依法執(zhí)行。　

　　（2）立項(xiàng)審批程序合規(guī)性：一是審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)（申報(bào)）是否符合管理程序，二是審計(jì)是否有采購申請報(bào)告，項(xiàng)目實(shí)施部門是否進(jìn)行了市場調(diào)查。三是審計(jì)是否有批復(fù)或立項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要，四是項(xiàng)目批準(zhǔn)后是否列入預(yù)算，預(yù)算調(diào)整是否按程序?qū)徟！?/p>

　　（3）采購程序規(guī)范性。一是審查列入集中采購目錄的項(xiàng)目是否按規(guī)定辦理集中采購，有無采用化整為零、分解整體項(xiàng)目、增加采購批次等手段規(guī)避集中采購控制的情況。二是審查達(dá)到公開招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)的，是否進(jìn)行公開招標(biāo)，采購其它采購方式的，是否符合相應(yīng)的條件。三是審查招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否通過招標(biāo)確定。審查社會(huì)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)、服務(wù)及代理費(fèi)收取情況，有無資質(zhì)不符和要求、服務(wù)質(zhì)量低、不按國家規(guī)定收取費(fèi)用；四是審查招標(biāo)文件的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密。五是招標(biāo)過程中有無違反規(guī)定程序、私自與供應(yīng)商串通、泄露招標(biāo)信息。供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)，有無惡意串通中標(biāo)等。　

　　（4）合同管理的合規(guī)性。一是審查合同簽訂的合規(guī)性。簽訂合同的部門和人員是否得到授權(quán)；對方簽約單位是否具備簽約資格、供貨資質(zhì)、履約能力。合同是否經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門審核會(huì)簽。合同條款內(nèi)容是否與招、投標(biāo)文件吻合等。二是審查合同條款的完整性。審查采購合同是否包含合同標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)格和結(jié)算方式、運(yùn)輸方式、履約期、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等；是否明確簽約雙方的權(quán)利和義務(wù)。三是審查合同執(zhí)行的有效性。審查合同內(nèi)容是否得到全面、嚴(yán)格地履行，有無合同違約情況，對方違約時(shí)是否及時(shí)索賠。　

　　（5）物資驗(yàn)收入庫的規(guī)范性。采購物資到貨后，企業(yè)物資采購部門要會(huì)同相關(guān)技術(shù)人員及質(zhì)檢人員依據(jù)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)共同驗(yàn)收并出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收完成后，財(cái)務(wù)部門是否登記固定資產(chǎn)帳，固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門是否對驗(yàn)收的物資登記造冊。　

　　（6）項(xiàng)目資金支付的合規(guī)性。審查項(xiàng)目資金支付是否依據(jù)采購進(jìn)度和合同約定條款，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后付款；購貨發(fā)票、貨運(yùn)單、驗(yàn)收單等原始資料上載明的采購數(shù)量、單價(jià)、金額、品種、規(guī)格、產(chǎn)地、型號等是否與采購合同一致，數(shù)量、單價(jià)、金額等計(jì)算是否正確，各種票據(jù)的填寫是否合規(guī)。　

　　（7）采購歸檔資料的完整性。審查項(xiàng)目實(shí)施部門是否按照“一項(xiàng)一卷”的要求，收集項(xiàng)目實(shí)施全過程資料并整理歸檔。　

　　（五）重視對整改情況的跟蹤，將建議落到實(shí)處。

　　對采購審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及提出的審計(jì)建議，相關(guān)業(yè)務(wù)部門按要求在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)徲?jì)部門反饋落實(shí)情況后，要建立整改情況跟蹤機(jī)制，通過電話回訪、上門督促、公開公示等各種形式。確保各項(xiàng)建議落到實(shí)處，真正實(shí)現(xiàn)審計(jì)完美收官，促進(jìn)“陽光采購”。　

　　結(jié)語

　　總之，采購審計(jì)的有效實(shí)施，既要講原則，又要結(jié)合實(shí)際情況靈活運(yùn)用。要按照國家法律、法規(guī)辦事，又要實(shí)事求是，做到既合法又合情理。加強(qiáng)采購審計(jì)是監(jiān)督采購項(xiàng)目活動(dòng)的一項(xiàng)重要措施，它對節(jié)約投資，控制成本，提高采購社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益都能起到積極的作用。