煙草在線專稿　　近年來，在江西省局和南昌市檔案局的關心、指導下，南昌市局強化檔案管理工作，通過幾年努力，在檔案資料收集、檔案安全保管，檔案管理水平，軟硬件升級、檔案利用等方面取得了一定成效，2013年、2014年市局本級被評為“檔案工作規范化管理省二級單位”、“檔案工作規范化管理省一級單位”。下面筆者談談關于檔案的強化理念和完善辦法。

　　一、領導重視，更新觀念

　　一是領導重視是確保檔案工作順利開展并取得成效的保障。近年來，南昌市局領導高度重視檔案工作，將檔案工作作為企業的一項重要基礎工作來抓，在檔案設施購置、業務培訓、經費等方面都給予大力支持，為檔案人員有效開展工作創造了良好的條件。

　　2011年初，由于人事變動和工作需要，市局（公司）調整了領導班子分工，明確由黨組成員、紀檢組長舒鵬同志分管辦公室工作，并專門成立了檔案室，設檔案室副主任1名，專職負責檔案管理工作，檔案室與辦公室合署辦公。檔案室不但負責集中統一管理公司各部門各種門類和載體的檔案，對機關各部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導，還對下轄各縣區局的檔案管理工作實行宏觀管理和指導，做到了統一領導、統一機構。目前，市局配備了專職檔案室副主任1名，機關及縣區局兼職檔案工作人員12名。

　　二是加強隊伍建設。通過聘請南昌市檔案局專家為全市系統專兼職檔案員授課，現場指導等方式，進一步提高全市系統專（兼）職檔案員的業務素質。市局13名檔案管理人員均已通過培訓，并取得上崗資格。2013年9月，市局還選派了4名同志參加了國家檔案局舉辦的檔案管理培訓班，進一步提升了檔案管理隊伍的專業素質和業務技能。

　　三是嚴抓制度建設。制度建設是檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。2013年初，市局（公司）進一步建立健全了檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、統計和利用等管理制度，更新了《南昌市煙草專賣局（公司）機關檔案管理人員網絡圖》，建立了完備的檔案交接手續，做到用制度規范檔案管理工作。

　　二、科學規范，切實提高檔案整理水平

　　一是檔案分類科學規范。為了加強檔案管理，更好地理順檔案工作的管理關系，市局（公司）依據工作實際將檔案分為文書檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等6大類。截止2014年，市局（公司）檔案室共保管1984年至2000年的文書檔案1028卷，2001年至2013年的文書檔案11429件；會計檔案5478卷，專賣檔案3798卷，基建檔案169卷，人事檔案520卷，聲像檔案23卷，實物檔案（獎牌、獎狀等）110件。

　　二是修訂文件材料歸檔范圍和保管期限表。根據國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）及省局（公司）編制的《全省系統機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（贛煙辦綜[2008]74號）有關要求，南昌市局結合實際，制定了《南昌市煙草專賣局（公司）文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對公司各部門文書檔案保管期限予以了詳細明確，并通過了南昌市檔案局的審批。

　　三是文件材料嚴格按照規范要求整理。在文件材料的整理上，市局一直嚴格按照檔案工作有關要求執行。其中文書檔案整理質量按照《江西省文件材料整理規范》進行，分類科學，合理劃分了保管期限，做到了排列合理、編輯正確、裝訂整齊，檔號章、檔案盒、盒內備考表填寫符合規范要求；科技檔案整理符合國家標準《科學技術檔案案卷構成一般要求》的規定；會計檔案、聲像檔案整理也比較符合《會計檔案管理辦法》、《照片檔案整理規范》等標準要求。

　　三、改造庫房、引進設備，不斷完善硬件條件

　　隨著近年來企業的不斷發展，南昌市局（公司）檔案的保護保管條件也得到了不斷改善。為解決檔案室庫存緊張的問題，市局（公司）將檔案室由公司辦公樓10樓搬遷到11樓，檔案室面積也由過去的50平方米擴大到現在的65平方米，做到了辦公、閱覽、庫房“三分開”。同時在原有7列檔案密集架的基礎上又新增了7列質量優良的檔案密集架，目前共有14列檔案密集架，為公司各種門類和載體的檔案存放創造了良好的條件，也為以后的檔案入庫預留了充足的空間。

　　另一方面，為改善檔案保管條件，確保檔案安全，為檔案庫房配置了中央空調、防盜門、滅火器、防霉藥、防光窗簾、溫濕度計，并新購置了消毒柜、除濕機、防磁柜等檔案設備，并按要求購買了足夠數量的無酸檔案盒。

　　四、積極探索，切實做好檔案開發利用

　　做好檔案管理工作，最終的目的是為了利用檔案為生產經營服務。因此，南昌市局按照相關要求，積極探索，努力做好檔案的開發利用工作。

　　一是開展數字化檔案掃描工作。根據省局（公司）開展數字化檔案掃描工作安排，南昌市局從2014年3月起至7月初，對市局及下屬縣區局成立以來的文書檔案、基建檔案及重要資料全部進行了數字化掃描，目前文書類檔案已基本實現掃描掛接。此外，市局本級所有照片檔案、光盤檔案和實物檔案全部著錄“江西煙草數字化檔案系統”中，基本實現了2008年至2013年的紙質、實物檔案與數字化檔案的“一對一”。

　　二是做好有關目錄和資料的接收工作。在機關各部門移交檔案時，要求各部門填寫《南昌市煙草公司檔案移交（接收）登記表》，做到交接手續完備。同時，做好了《中國煙草年鑒》、《南昌年鑒》等重要資料的接收保管工作。

　　三是認真開展檔案史料的匯編工作。為進一步豐富檔案內容，開發檔案信息資源，提升檔案服務功能，通過調閱大量檔案資料撰寫了《南昌市年鑒》煙草部分、大事記、調研材料匯編、文件匯編、基礎數據匯編等。隨著企業的改革發展，尤其是在編纂《煙草志》期間，這些編研資料不僅方便了檔案的檢索，提高了檔案的利用率，而且為更好地開展工作提供了資料保障。