煙草在線宜賓消息　　引：檔案具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史傳承價(jià)值，有效的檔案收集管理工作具有重要的歷史與現(xiàn)實(shí)意義。本文以宜賓市煙草行業(yè)檔案管理工作開展情況為切入點(diǎn)，深入分析當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題，以增強(qiáng)人員綜合素質(zhì)、提升檔案管理水平為出發(fā)點(diǎn)和根本目的，提出了相應(yīng)的對策措施。

　　檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案工作是是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，是衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志，是企業(yè)管理中一項(xiàng)最基本的基礎(chǔ)性工作。做好檔案工作，要實(shí)現(xiàn)最基本的要求即齊全、準(zhǔn)確和安全，達(dá)到“三性”的統(tǒng)一，即做到檔案的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性，真正提升企業(yè)管理的內(nèi)在質(zhì)量，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。近年來，宜賓煙草行業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作取得了一些成績，但是依然存在一些制約檔案管理整體水平提升的問題，如何進(jìn)行有效應(yīng)對和解決，提升檔案管理水平，成為擺在我們面前的重要課題。

　　一、宜賓市煙草行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

　　2007年底，南溪縣煙草專賣局順利通過機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理省一級標(biāo)準(zhǔn)評審驗(yàn)收，至此，全市煙草行業(yè)11個(gè)單位全部達(dá)機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)省一標(biāo)，提前3年完成機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理達(dá)省一級標(biāo)準(zhǔn)的“十一五”規(guī)劃。2011年11月宜賓市煙草專賣局（公司）下屬單位物流中心達(dá)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)二級，全市煙草行業(yè)檔案工作規(guī)范化管理邁上了新臺(tái)階。

　　（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，體制健全。一是建立健全檔案工作責(zé)任制，從宜賓市局（公司）機(jī)關(guān)到各基層單位，均建立了“一把手”任組長、各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)業(yè)務(wù)小組，明確檔案管理的主管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理責(zé)任落實(shí)。二是建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以市局（公司）辦公室為中心，機(jī)關(guān)各科室共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理工作落實(shí)。三是建立健全市局（公司）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，基層各單位分級建檔，逐級負(fù)責(zé)，統(tǒng)分結(jié)合的檔案管理體制，確保全市行業(yè)檔案管理全面推進(jìn)。

　　（二）把握重點(diǎn)，嚴(yán)格管理。檔案管理中，市局（公司）把握文件材料歸檔及管理這個(gè)重點(diǎn)，嚴(yán)格把好四關(guān)：一是把好文件材料收集關(guān)，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性；四是把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。　

　　（三）加大投入，完善設(shè)施。硬件方面，嚴(yán)格按照檔案規(guī)范管理的要求，購買多組密集架，配備充足的檔案柜，并保證防盜門窗、空調(diào)、滅火器、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥物等必要的安全設(shè)施。軟件方面，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對文件材料實(shí)行電子存檔，充分利用省煙草專賣局統(tǒng)一開發(fā)的數(shù)字化檔案管理軟件，使檔案管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡便化，檔案利用更加高效化。同時(shí)投入經(jīng)費(fèi)將六樓會(huì)議室改建為檔案資料陳列室，陳列室用宜賓煙草歷年榮譽(yù)成就、珍貴照片、圖片資料、兩煙事業(yè)發(fā)展歷程等寶貴檔案資料各方面來展示宜賓煙草人的奮斗史、光榮史和發(fā)展史。

　　二、宜賓市煙草行業(yè)檔案管理存在問題

　　宜賓市煙草專賣局（公司）機(jī)關(guān)檔案管理工作在宜賓市名列前茅，但各基層單位的檔案管理水平還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。存在的問題主要有：

　　（一）人員配備不足。

　　根據(jù)檔案管理相關(guān)制度，每個(gè)單位應(yīng)配備一名專兼職檔案管理員，但由于人員數(shù)量有限，行業(yè)內(nèi)部由辦公室綜合管理員兼職檔案管理的情況比較普遍。辦公室綜合管理員本身事務(wù)繁多，無法分出更多的精力來搞好檔案管理工作，導(dǎo)致其檔案收集不齊全、歸檔不到位。而且部分兼職檔案人員對每年形成的歸檔材料不是親自參與整理，而是請外單位檔案人員集中整理，缺少對本單位檔案資料的直接了解和整體認(rèn)知，這無疑給檔案的保密性和查找?guī)砺闊?#xff0c;不利于檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

　　（二）人員知識結(jié)構(gòu)不合理。

　　各單位檔案管理員一般為半路出家，缺乏檔案管理專業(yè)知識，專業(yè)化程度不高。而現(xiàn)行檔案管理工作不僅要求管理員懂得一些現(xiàn)代的信息化知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，更要熟知檔案管理工作的專業(yè)知識。但就當(dāng)前情況來看，全市各基層縣局檔案管理人員學(xué)歷專業(yè)不對口現(xiàn)象較為嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案整理、管理工作水平較低，特別是對檔案保管期限劃分不夠準(zhǔn)確，致使檔案整理不夠規(guī)范，不能很好地為單位日常管理服務(wù)。

　　（三）檔案服務(wù)意識不強(qiáng)。

　　一是收集的檔案形式較單一。各單位檔案室目前一般只注重文字檔案的收集，卻忽視電子、聲像、實(shí)物檔案資料的收集，影響了煙草檔案的系統(tǒng)性和完整性，也和現(xiàn)代化檔案管理理念不符。二是在煙草檔案的管理上，重保管輕利用。存在為了收集檔案收集的情況，忽視了檔案資料提高工作效率，降低工作成本的作用，沒有真正理解檔案管理工作的重要意義，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為日常工作提供服務(wù)，造成大量信息資源的閑置。

　　三、加強(qiáng)宜賓煙草檔案管理工作的措施和建議

　　（一）充實(shí)人員隊(duì)伍，提升專業(yè)素養(yǎng)。

　　檔案管理工作的關(guān)鍵和核心在于人。打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍成為當(dāng)期的迫切要求和必然選擇。一是調(diào)整充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍。通過積極尋求領(lǐng)導(dǎo)支持，選拔政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案工作的人員到檔案工作崗位上來，同時(shí)，發(fā)展兼職檔案管理人員數(shù)量，保證兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作時(shí)間，確保檔案工作的延續(xù)性、嚴(yán)肅性及權(quán)威性。通過采取多種措施，穩(wěn)定行業(yè)各單位檔案管理人員隊(duì)伍，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作的人員支撐。二是全面提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。由于檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必需具備過硬的思想政治素質(zhì)，同時(shí)要著力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。努力創(chuàng)造條件，有計(jì)劃、有步驟地開展檔案人員的繼續(xù)教育和在職培訓(xùn)，因材施教、注重實(shí)效，積極運(yùn)用“走出去、請進(jìn)來”等培訓(xùn)方式，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過培訓(xùn)，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任心，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理人員的服務(wù)意識、安全意識和創(chuàng)新意識，為規(guī)范企業(yè)檔案管理，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　檔案管理作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，其自身需要扎實(shí)的基礎(chǔ)工作來保障。一是做好文書處理工作，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的歸宿。檔案人員要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，正確處理文書處理檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)系。在實(shí)際工作中，把住文書處理工作人口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。二是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以歸檔，沒有完成的則不能歸檔，否則將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。三是明確歸檔的重點(diǎn)和分工。確立歸檔重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料的區(qū)別，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。四是要注意有效地維護(hù)檔案的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住檔案的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在歸檔過程中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料按相關(guān)要求歸在一起，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，使歸檔后所形成的檔案既完整、又不龐雜。

　　（三）創(chuàng)新工作理念，提高信息化水平。

　　檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，就要努力使檔案部門從“伸手派”變成先行者、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。一是增強(qiáng)現(xiàn)代化意識。檔案工作人員要樹立與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、工作需要相適應(yīng)的思想和觀念，借助計(jì)算機(jī)和省局（公司）開發(fā)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有檔案實(shí)行整理、著錄、入庫工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件及目錄機(jī)檢，同時(shí)要積極推進(jìn)那些內(nèi)容重要、容易受損、利用頻率高和珍貴、重要檔案的數(shù)字化進(jìn)程，把其轉(zhuǎn)化為電子文檔，并做好備份，實(shí)現(xiàn)永久保存，提高檔案利用率。二是加強(qiáng)電子文件歸檔與電子檔案管理。檔案管理不再局限于紙質(zhì)文檔，電子文檔也應(yīng)按索引存入計(jì)算機(jī)硬盤，并刻光盤備份，加快電子文檔管理，加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，保證歸檔電子文件完整、有效、真實(shí)。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，充分挖掘和開發(fā)檔案服務(wù)功能，增強(qiáng)檔案利用率，提高檔案利用服務(wù)水平。　

　　（四）增強(qiáng)服務(wù)意識，發(fā)揮檔案效用。

　　檔案管理工作的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)是服務(wù)，通過對檔案資料的收集、整理、利用來服務(wù)工作需要，最大限度發(fā)揮檔案效用。一是要了解需求主動(dòng)服務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握利用者的需求情況，由過去“坐等調(diào)卷”的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，檔案工作人員要充分熟悉檔案室保存的檔案內(nèi)容、數(shù)量以及庫房存放位置，熟悉每一種檔案的具體整理情況和有機(jī)聯(lián)系，熟悉