一、新形勢(shì)下做好煙草檔案規(guī)范化管理工作的意義

　　以江西宜春煙草為例，無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是宜春煙草發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)，無不包含著領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。從這個(gè)意義上說，檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。同樣，只有認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后，才會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，下決心做好檔案工作。

　　在檔案管理研究和實(shí)際工作中，宜春煙草認(rèn)真分析了當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，歸納梳理出以下幾個(gè)方面：1.很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值，可有可無；2.受檔案室條件的限制，檔案只是單純的堆放；3.檔案無法快捷便利查詢，例如在編撰煙草志工作中就遇到這個(gè)實(shí)際問題，很多資料需要人工一冊(cè)冊(cè)去翻閱查找，極大地影響了工作效率；4.公司上下未形成分層級(jí)、層次的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致檔案無法及時(shí)收集整理，甚至導(dǎo)致部分檔案缺失；5.紙質(zhì)檔案和電子化檔案未實(shí)行有效對(duì)接，檔案利用效率不高；6.缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和培訓(xùn)。

　　針對(duì)存在的問題，宜春煙草充分認(rèn)識(shí)到全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果是企業(yè)全體人員的責(zé)任和義務(wù)，為此，宜春煙草各單位、各部門人員從工作實(shí)際出發(fā)，不斷地更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，推進(jìn)檔案管理工作上水平。

　　二、創(chuàng)新舉措，扎實(shí)推進(jìn)檔案規(guī)范化管理

　　在推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作中，宜春煙草不斷創(chuàng)新舉措，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，達(dá)到檔案查詢快捷、高效、便利的目的。

　　1.管理機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新。第一，市、縣兩級(jí)煙草均聯(lián)合當(dāng)?shù)貦n案局成立了檔案工作規(guī)范化管理活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組，積極尋求檔案局的專業(yè)指導(dǎo)；第二，市、縣兩級(jí)煙草均成立了自身的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定小組，并規(guī)定各科室部門負(fù)責(zé)人為各自檔案管理的第一責(zé)任人。檔案室配備了一名專職檔案員，各部科室部門配備了一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)各自的檔案工作，從而形成了公司檔案分級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。通過機(jī)構(gòu)的健全，進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一由辦公室的管理檔案擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“綜合檔案管理”。

　　2.信息手段的創(chuàng)新。檔案信息逐年增加，用手工檢索方式來提供利用，存在著低效、受人為因素影響大的缺點(diǎn)。檔案系統(tǒng)的運(yùn)行，充分體現(xiàn)了高密度存貯、快速準(zhǔn)備運(yùn)轉(zhuǎn)的功能，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案利用工作的缺陷，具有高效、快捷、全面的優(yōu)勢(shì)，滿足了各類相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)查詢。通過檔案系統(tǒng)的運(yùn)行，把珍貴的檔案原件錄入計(jì)算機(jī)形成數(shù)字化的多媒體文件，用機(jī)讀方式提供利用，不僅能提高利用率，還利于原件的保管。為此，該局辦公室在信息中心和軟件公司的支持配合下，認(rèn)真做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)推廣實(shí)施工作，率先在全省系統(tǒng)完成2007年以后數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)接工作，對(duì)2007年前紙質(zhì)檔案逐一進(jìn)行掃描，此項(xiàng)工作正在進(jìn)行中，并在江西煙草商業(yè)檔案系統(tǒng)驗(yàn)收會(huì)議上作了典型發(fā)言。

　　3.數(shù)據(jù)檢索的創(chuàng)新。檔案信息系統(tǒng)可以滿足檔案在計(jì)算機(jī)上快速查閱的功能，但很多情況下還得到檔案室實(shí)地查閱檔案原件。該局檔案室通過規(guī)范整理，現(xiàn)保管有文書、科技、會(huì)計(jì)、人事、聲像等多門類檔案。各類檔案組卷合理，編目規(guī)范，案卷排列有序。各類檔案卷皮、卷盒符合規(guī)范要求，封面、脊背填寫清楚、規(guī)范。庫(kù)房清潔衛(wèi)生，采取了防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫等措施。到目前為止，檔案室已完成了文書檔案、科技檔案的立卷、歸檔，并將檔案的目錄輸入了電腦，建立了案卷級(jí)和文件級(jí)目錄等檢索工具，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案查詢，有較好的檔案現(xiàn)代化管理水平。

　　4.庫(kù)房管理的創(chuàng)新。該局檔案室總面積73.9平方米，其中檔案庫(kù)房面積61.9平方米，閱檔室、辦公室共有12平方米，庫(kù)房建設(shè)符合安全保管要求。為方便檔案存放購(gòu)置了17列檔案密集架，并配備了空調(diào)、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、消防栓、溫濕度計(jì)、遮光窗簾、防蟲藥物等，達(dá)到了八防的功效，即防塵、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐、防鼠、防火。檔案室完善的設(shè)施和良好的保管條件，為檔案工作規(guī)范化管理申報(bào)上等級(jí)打下良好的基礎(chǔ)。

　　5.管理制度的創(chuàng)新。回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫。為此，該局先后建立了文件材料歸檔制度、立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案的借閱、利用制度，檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案工作人員崗位責(zé)任制、文書檔案管理規(guī)定、科技檔案管理規(guī)定、聲像檔案管理制度、檔案室工作人員職責(zé)，用制度來規(guī)范檔案管理工作。

　　三、檔案規(guī)范化管理的成效

　　1.庫(kù)房管理更加規(guī)范。公司現(xiàn)有檔案資料卷7028卷（盒），其中文書檔案1115卷，財(cái)務(wù)檔案4544盒，人事檔案775卷，專賣檔案22盒，科技檔案59卷（盒），聲像檔案17本（盒），專門檔案110卷，圖書資料386本。各類資料歸檔率100%、完整率達(dá)98%以上。

　　2.制度建設(shè)更加齊全。加大制度建設(shè)，制定文件材料歸檔辦法、范圍和保管期限表以及檔案分類方案；建立了檔案鑒定銷毀制度和全宗卷；完善了檔案交接手續(xù)，使文件資料的歸檔更加規(guī)范和準(zhǔn)確。

　　3.系統(tǒng)使用更加便利。檔案數(shù)字化的建立將改變傳統(tǒng)的檢索方式，利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索引擎，運(yùn)用關(guān)鍵字搜索，可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到需要的內(nèi)容，大大提高了工作效率。OA系統(tǒng)個(gè)人工作平臺(tái)的檔案查詢系統(tǒng)可以讓員工更加便捷地進(jìn)行檔案自助查詢，輸入關(guān)鍵字找到所需檔案后將申請(qǐng)?zhí)峤唤o檔案員，通過申請(qǐng)后就可以在規(guī)定的期限內(nèi)在自己的電腦上查閱檔案。此舉既提高了工作效率，也減輕了檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也讓檔案借閱過程更加可控，避免了檔案的遺失損壞，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的作用。

　　4.檔案管理達(dá)到省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。2013年11月14日，江西省級(jí)評(píng)審員考評(píng)組對(duì)宜春煙草檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)，通過聽取工作情況匯報(bào)，實(shí)地查看檔案室，綜合評(píng)估局（公司）檔案工作的組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等情況，根據(jù)《江西省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》，宜春煙草檔案工作規(guī)范化管理四項(xiàng)指標(biāo)得98分，評(píng)估組成員一致同意認(rèn)定宜春煙草為檔案工作規(guī)范化管理省一級(jí)單位。

　　四、檔案規(guī)范化管理推廣前景及應(yīng)用

　　檔案管理工作不是一蹴而就，也不是一朝一夕的事情，在下一步工作中，宜春煙草將始終做到堅(jiān)持不懈，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平“更上一層樓”。2013年9月，宜春市煙草專賣局聯(lián)合宜春市檔案局下發(fā)了《關(guān)于開展全市煙草檔案工作規(guī)范化管理活動(dòng)的通知》，文件明確了組織機(jī)構(gòu)、制度措施、場(chǎng)地設(shè)施、專業(yè)人員、經(jīng)費(fèi)保障。下一步，宜春煙草將以檔案管理達(dá)到省一級(jí)為契機(jī)和動(dòng)力，推廣檔案規(guī)范化管理的做法，力爭(zhēng)全市系統(tǒng)檔案工作在2年內(nèi)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化，并全部達(dá)到江西省檔案工作規(guī)范化管理省三級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)。具體做好以下六項(xiàng)工作：

　　1.加強(qiáng)集中管理。統(tǒng)一集中管理全部檔案，分類整理，確保檔案資料齊全、歸檔有序。

　　2.嚴(yán)格制度執(zhí)行。把好制度關(guān)，形成收集資料常態(tài)化，抓好檔案的查閱利用，并進(jìn)行登記。

　　3.加強(qiáng)信息反饋。通過宣傳報(bào)道的形式，及時(shí)宣傳好檔案管理的做法、措施、想法，做好信息反饋。

　　4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。收集、整理數(shù)據(jù)信息，建立快捷、高效、方便的文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　5.加強(qiáng)檔案室管理。科學(xué)管理，定期消毒，嚴(yán)格落實(shí)“八防”措施，確保檔案室的整潔、安全。

　　6.加強(qiáng)學(xué)習(xí)。經(jīng)常性的組織開展檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理員管理檔案意識(shí)，不斷提高專職檔案管理員、兼職檔案管理員的能力素質(zhì)。